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Las cuatro mejoras clave que BPM trae a las compañías para mejorar su eficiencia y rentabilidad

En el mundo empresarial se habla constantemente de competitividad, pero pocas veces se toma un tiempo para entender en qué consiste realmente la cualidad competitiva de una organización. Sin embargo, resulta útil revisar una definición concreta para tenerla presente cuando se genera y delinea una estrategia de negocio, que busca normalmente hacer que una compañía sea competitiva. Tomemos, por ejemplo, esta definición:

Se puede definir la competitividad de un negocio como la capacidad de las organizaciones de producir bienes o servicios con una relación calidad-precio que sea favorable y que garantice una buena ganancia, al tiempo que se alcanza la preferencia de los clientes sobre los productos de los competidores. La competitividad asegura que la compañía es sostenible y que puede durar (gb advisors, 2019).

Como se ve, uno de los factores clave de la competitividad es la opinión de los clientes y el valor que estos le dan a la compañía. Los clientes son el elemento que determina si esa relación calidad-precio es la adecuada para que la organización sobreviva y prospere, porque al final es la decisión de los clientes, de usar los productos de la compañía, la que garantiza que esta tenga las ganancias necesarias para pagar a empleados y socios. Por eso, todo lo que mejore en un negocio la satisfacción de los clientes es un factor que añade valor a la competitividad de este.

El software de Business Process Management es una herramienta decisiva para optimizar las acciones de la compañía y de esta manera hacerla más valiosa a los ojos de sus clientes. Por eso, es un elemento diferencial que hace que la compañía gane en competitividad y fortalezca su presencia en el mercado y garantice su supervivencia en el exigente mundo corporativo. ¿En qué consiste el beneficio que trae un BPMS a una organización?

1. Consistencia

La consistencia tiene que ver con la estabilidad de las actividades de la empresa, es decir, con su capacidad de cumplir con sus compromisos, de realizar las actividades en los tiempos establecidos, de responder a las comunicaciones con calidad, buena información y en tiempos oportunos. La consistencia “impacta a gran parte del negocio, y se deben adaptar estrategias y estructuras a cada parte de este” (Mariah, 2017). Esto significa que consistencia es el resultado de planear exitosamente las actividades y los horarios en que se realizarán, los responsables de cada una y los nexos comunicativos que las enlazan a todas. Todo esto trae además la confiabilidad de los clientes, que sienten cumplidas sus necesidades por parte de la compañía.

BPMS es la tecnología precisa para alcanzar estos altos grados de confiabilidad y cumplimiento, pues la solución enlaza todas las actividades en un sistema automático que guarda el mapa de toda la operación y genera avisos oportunos para que cada acción se haga en el momento en que debe hacerse, tanto en relación con los tiempos que los clientes esperan, como en relación con la coordinación precisa que necesitan los empleados para trabajar ordenadamente en equipo. BPMS garantiza que todo lo que se ha planteado como estructura y estrategia en el diseño de procesos se concrete realmente en las actividades.

Lo que se ha descubierto con esta metodología es que cuanta más solidez tiene el aspecto lógico y concreto, el que sirve para llevar a cabo las tareas rutinarias, mecánicas, repetitivas, más libertad se tiene para crear en otros aspectos del negocio, como en la búsqueda de nuevos clientes o en la creación de diferentes líneas de producto. Cuando una persona ha logrado establecer unos hábitos básicos que le garantizan salud y eficiencia en el manejo de su tiempo, puede disponer de mucha más libertad para aprender nuevas habilidades o profundizar en las que ya posee; de la misma manera, una compañía que ha automatizado una gran cantidad de procesos puede darse el lujo de dar tiempo a su parte creativa para buscar nuevas maneras de relacionarse con sus clientes o de generar nuevos productos.

2. Repetibilidad

Cuando una empresa diseña sus procesos y después los despliega en acciones concretas puede tener dos clases de resultados. Puede alcanzar las metas propuestas y tener éxito en su operación, o puede tener problemas y no alcanzar lo que se planteó en el inicio de su actividad. En el primer caso, lo que una empresa exitosa debe hacer es mantener el proceso tal como lo realizó en esa oportunidad en que obtuvo los resultados esperados. A esto se le conoce como repetibilidad.

Repetibilidad es la capacidad de volver a desplegar la operación de la misma manera una y otra vez, porque esta manera resulta exitosa y trae los beneficios esperados. Así, se puede confiar en que se obtendrán siempre resultados similares, y no se debe poner mucha energía en resolver problemas nuevos cada vez.

BPMS garantiza una repetibilidad perfecta, pues el sistema registra todos los procesos diseñados y registra el tipo de respuesta que dan los empleados en cada actividad. Así, la compañía tiene siempre disponible el esquema del proceso para volver a desplegarlo sin importar quién está participando en él. Entonces, si el equipo de trabajo cambia, o algunas condiciones varían, ya no se debe volver a empezar, sino que los nuevos responsables se adaptan al esquema que ya está registrado.

3. Transferibilidad

La transferibilidad en una compañía tiene que ver con la calidad de la comunicación, es decir, con la capacidad de trasladar una información de un lugar a otro sin perder calidad en el contenido del mensaje. Como BPMS registra toda la operación, tiene siempre en sus archivos una copia de todos los mensajes, todas las comunicaciones, toda la información, con tiempos de envío, personas encargada, respuestas recibidas, etc. Entonces, cuando se deba transferir una información de una parte de la organización a otra, se puede confiar en que este traspaso se hará de manera transparente, sin alteraciones que puedan traer problemas al desarrollo óptimo de las tareas que dependen de esa información.

4. Mensurabilidad

Mensurabilidad es sinónimo de medir. La medición es clave para el mejoramiento de cualquier compañía: “el mejoramiento de negocio es el proceso de medir, cambiar y volver a medir, para mejorar los ingresos, la eficiencia y la reputación de una entidad” (Spacey, J., 2018). Como ya lo hemos señalado, uno de los factores decisivos de BPMS es su capacidad de guardar y mantener al día y de manera ordenada el registro total de la operación del negocio. Solo con un registro así, que se enriquece en tiempo real y es confiable y transparente, es posible hacer mediciones realistas y claras sobre el desempeño de la organización. Por eso, además de ser clave para los procesos comunicativos, BPMS es clave en cualquier intento de mejora del negocio.

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