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BPMS como el arma secreta del las PYMES

Muchos propietarios de pequeñas empresas consideran que las soluciones de Business Process Management son solo para grandes corporaciones que tienen procesos complejos y un número inmenso de empleados y colaboradores. Por eso, estas herramientas suelen verse como opciones que solo se deben tener en cuenta una vez que la compañía ha crecido hasta cierto punto, es decir, se ven como un lujo que solo es alcanzable para empresas que cuentan con cierta cantidad de ingresos y que requieren de la solución para mantener su competitividad frente a sus grandes competidoras. Sin embargo, cada día es más claro que esta perspectiva debe cambiar.

Lo primero que debe considerarse es que una pequeña compañía que espera crecer debe basar su estrategia de crecimiento en algo más sólido que en el deseo de expansión y su buena voluntad:

Las estadísticas son desalentadoras. La investigación sugiere que solo un décimo del 1 por ciento de las compañías va a alcanzar $250 millones USD de ingresos anuales. Un grupo aún más pequeño, el 0.036 por ciento alcanzará $1 billón USD en ventas anuales. En otras palabras, la mayoría de negocios empiezan pequeños y permanecen en esa condición (Dahl, s.f.).

¿Por qué, a pesar de los grandes esfuerzos y las complejas estrategias que muchas pequeñas empresas se trazan, en realidad solo unas pocas logran crecer más allá de ciertos límites? Aunque suene paradójico, muchas veces esa gran cantidad de esfuerzo y energía dedicada al crecimiento de la empresa puede ser precisamente la razón de su estancamiento: un esfuerzo que no está dirigido claramente a acciones realmente determinantes para el negocio, se convierte solo en un gasto innecesario de energía que termina por cansar a los directores del proyecto.

Además, este desorden de los esfuerzos también termina por ser percibido por los clientes, quienes van perdiendo la confianza en la organización, por sentir que esta no tiene claro hacia dónde va ni qué es lo que puede ofrecerles. Por eso, emprendedores como Keith McFarland, y muchos otros, han enfatizado siempre que más importante que tener una gran cantidad de energía disponible, es tener una clara estrategia que lleve paso a paso al éxito del proyecto. Así, los esfuerzos realmente tendrán resultados y no se perderán en acciones sin impacto verdadero.

Por ejemplo, muchas grandes empresas usan BPM para determinar en su caso específico cómo se está comportando la ley de Pareto. Recordemos que esta establece que el 80 por ciento de las ganancias de una actividad normalmente vienen solo del 20 por ciento de los clientes. Entonces, las compañías usan la solución para descubrir cuál es el espectro específico de sus clientes que está trayéndole las mayores ganancias. Ahora bien, en un entorno tan competitivo, las pequeñas empresas tienen que comprender esta proporción 80/20 tan pronto como les sea posible, pues de esto va a depender que logren mantenerse en continuo crecimiento.

Si una pequeña compañía logra reconocer rápidamente qué tipo de personas son las que están más interesadas en sus productos y servicios, podrá adaptar su estrategia de mercadeo y ventas a esa población y así garantizará un crecimiento continuo, pues todos sus esfuerzos tendrán asegurada una buena respuesta de parte de los clientes.

BPM y el crecimiento en el número de empleados

También es muy claro para los gerentes de cualquier negocio que el crecimiento de su organización tendrá como resultado un crecimiento del número de empleados que trabajan en ella. Sin embargo, cuando se excede un cierto número, normalmente de 50 personas, trabajando en los diferentes procesos, empieza a detectarse que empiezan a fallar muchas actividades, generalmente porque la comunicación se hace más difícil y se tiende a perder el liderazgo que era fácil de llevar con menos empleados.

En este caso, una solución de BPMS es clave para un negocio que pretenda superar ciertos límites: solo una herramienta que pueda enlazar todas las actividades y a todas las personas involucradas en ellas le permitirá al negocio expandirse sin colapsar. Es importante, sin embargo, entender que empezar a usar BPM cando se pasa de los 50 empleados no es la estrategia indicada, porque para alcanzar esa cantidad se debe ya tener desplegada una estrategia de comunicación que permita la interacción ordenada de todos los procesos.  

Un crecimiento ordenado y visible

Todo esto significa a grandes rasgos que para que una empresa crezca necesita tener a la vista el desarrollo de sus procesos. Es necesario que pueda detectar paso a paso cómo o van creciendo y cómo se van agregando cada ve más personas y se va poniendo en ellos más y más complejidad. Con una solución de BPM los gerentes no solo podrán tener una visibilidad de este desarrollo, sino que además podrán proyectarlo desde el inicio gracias al diseño de procesos que las soluciones BPM tienen disponible.

Business Process Management representa así para las pequeñas empresas la garantía de éxito y de un crecimiento manejable, medible y gradual, con lo que se transforma la viión de un negocio como un riesgo impredecible que depende más de la suerte y del esfuerzo de la gerencia. Esto significa que las pequeñas empresas están llamadas ahora a manejar inteligentemente sus recursos y su energía, para que estos realmente se conviertan en ganancia y expansión, en lugar de ponerlas en actividades desordenadas que esperan llegar a alguna ganancia, pero sin una verdadera garantía.

Es importante, por esto, que las pequeñas empresas que tomen esta nueva manera de entender los negocios busquen soluciones BPMS que sean adaptables a sus necesidades y a sus presupuestos, que por supuesto serán diferentes de los presupuestos de las grandes corporaciones. Es decir, soluciones flexibles que puedan prestar algunas de las herramientas y dejar fuera otras que no se requieren en un primer momento.

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