Dexon Software

Como optimizar los procesos de seguridad y salud en el trabajo con diagramas de flujo

Los procesos de salud y seguridad en el trabajo son iguales a cualquier otro proceso de negocio. Por eso, igual que las soluciones de Business Process Management Software se usan para gestionar los procesos, optimizar las actividades, coordinar las acciones, y de esta manera agilizar la respuesta a los clientes y mejorar la productividad de la compañía, estas soluciones de tecnología pueden usarse para agilizar y optimizar los procesos relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo.

Esto tiene una gran importancia en la actualidad, porque las normas y regulaciones relacionadas con estos procesos se han vuelto mucho más exigentes. En tiempos en los que las epidemias son una constante amenaza, y en los que estamos en un estado de alarma por pandemia, los gobiernos del mundo han tenido que aplicar cambios importantes a las regulaciones que hay para la protección de la salud de los trabajadores. Entonces las sanciones para las compañías que no cuiden adecuadamente a sus trabajadores son mayores, y la optimización de estos procesos se ha vuelto una obligación.

Manejo oportuno de la información

Una de las habilidades críticas que las compañías deben tener para manejar adecuadamente la salud en estos tiempos tiene que ver con la organización de la información relacionada con la salud: historias médicas, fechas de controles, chequeos, datos relacionados con los posibles riesgos de la persona y sus condiciones subyacentes, todo esto debe ser considerado a la hora de abrir un espacio para un nuevo empleado dentro de la organización.

Si pensamos que una organización está en constante cambio y enfrenta siempre nuevos desafíos, veremos claramente que cambiar la nómina o introducir un nuevo trabajador al equipo es una necesidad frecuente. Pero, si cada vez que este proceso debe realizarse es necesaria una actividad engorrosa, de llenar formularios, imprimir papeles, cruzar información, hacer diferentes tipos de comunicación, esto se convertirá en un freno para el desarrollo correcto de la operación.

Las organizaciones tienen que ser capaces de hacer todas las contrataciones necesarias sin ralentizar su ritmo ni disminuir su productividad. Por eso es necesario que cuenten con una ayuda para automatizar todos los procesos relacionados con la información de la salud del nuevo empleado. Un sistema de BPM sirve para tener un registro digital y automático de toda esta información, con lo cual de una manera rápida y práctica se cumple con todas las regulaciones exigidas por la ley y al tiempo se mantiene el cumplimiento a los clientes.

La experiencia de Dexon

Dexon ha ayudado a algunas compañías en su gestión de la seguridad y la salud en el trabajo de esta manera: con el riesgo que ha traído la pandemia para la salud de todo el planeta, se han creado muchas regulaciones para intentar disminuir la propagación de la nueva forma de coronavirus. Una de estas tiene que ver con la necesidad de llevar a cabo una clasificación de los empleados según el riesgo epidemiológico que cada uno tiene.

Para esto se tienen en cuenta muchos aspectos. Por ejemplo, las condiciones de vida de la persona se revisan para determinar si el empleado vive en unas circunstancias de mayor riesgo de contagio, según el número de personas con las que vive o el medio de transporte que utiliza. También se debe conocer su historial médico para saber si tiene alguna condición que lo hace ser más vulnerable a los síntomas del virus. Se deben revisar también condiciones específicas según el tipo de actividad que va a desarrollar la persona: si debe manejar maquinaria que tiene un volumen de ruido muy alto, es necesario saber si la persona tiene un riesgo especial en sus oídos; si el trabajo será solo en el computador, es importante conocer la salud visual de la persona, etc.

Dexon ha automatizado todos estos procesos de clasificación por medio de un registro automático de la información. De esta manera, la compañía no debe preocuparse por tener a alguien organizando y revisando estos datos, sino que tiene la garantía de tenerlos organizados y disponibles para ser usados en el momento en que se requiera, como para una auditoría, o para la presentación de los informes mensuales relacionados con la salud del trabajador, o cuando la correspondiente entidad prestadora de salud los exige para iniciar un tratamiento, etc.

Además de organizar automáticamente la información, Dexon puede establecer mecanismos para la comunicación de la misma. Esto significa que además de garantizar la organización de la información, se puede automatizar el envío de esta según las necesidades de la organización. Se puede enviar por correo a la institución de salud, o al usuario, o a los responsables correspondientes dentro de la organización misma.

Diagrama de flujo y diseño de procesos

Dexon puede lograr esto gracias a su herramienta de diseño de procesos, con la cual es posible hacer un gráfico, o diagrama de flujo, en el que se puede ver con total claridad cuáles son los pasos que da el proceso y cómo se conecta cada actividad con el resto de las acciones. Así, la solución de Dexon puede diseñar exactamente cómo se va a desarrollar el proceso de flujo de información, y podrá ver dónde hay riesgos de tener embotellamientos o demoras en el traspaso de esta.

Además, al tener los procesos en el sistema informático, es posible hacer un claro rastreo del desarrollo de estos, y la actividad de control, seguimiento y mejora de procesos se vuelve más rápida y efectiva. Todo esto impacta no solo al sistema de salud y seguridad en el trabajo, sino a la efectividad general de la compañía, porque les quita a los gerentes la carga de estar pendientes de estos procesos repetitivos y que quitan tiempo, para que puedan enfocar sus energías en mejorar los productos, la atención a los clientes, y el cumplimiento a las necesidades de estos.

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