Un proceso de negocio “es lo que las compañías hacen cada vez que entregan un servicio o un producto a los clientes” (Dumas et al., 2018), y empieza cada vez que un cliente hace una solicitud a la compañía. Estas peticiones son informaciones de entrada que se deben convertir en acciones de salida que vuelven al cliente en forma de producto o servicio; para que eso pase existen encargados que usan diferentes directrices para saber cómo deben actuar frente a cada paso del proceso (Mahal, 2010). Eso significa que un proceso es esencialmente un flujo de información que debe ser recibido adecuadamente para tener las reacciones oportunas frente a cada mensaje. La automatización de procesos consiste así en hacer que un gran porcentaje de estas comunicaciones se haga de manera automática mediante mensajes, recordatorios, etc., que coordinan todo el proceso. Esto se hace a partir de un diseño claro de la estructura del proceso en cuestión.
La automatización de los procesos de negocio hace parte de las transformaciones que se han acelerado en el siglo XXI con el surgimiento de las nuevas tecnologías y que exigen velocidad, efectividad y confiabilidad a las compañías. Es la tecnología de la información la que está a la base de estas exigencias y la automatización de procesos requiere un buen conocimiento de estas por parte de las directivas de las compañías en la actualidad.