Una licencia de software es el permiso que otorga el creador de un servicio de software para que su producto pueda ser usado. Este permiso determina diferentes aspectos de la utilización: tiempos y plazos de uso, funcionalidades habilitadas, número de usuarios permitidos o de dispositivos que pueden hacer uso del producto, usos permitidos para el producto, que deben estar dentro de la legalidad vigente en cada región, etc. Para obtener esta licencia se debe firmar un acuerdo conocido como Acuerdo de Licencia del Usuario Final. Esto significa que el usuario no compra el software, sino solo un permiso para usarlo durante un periodo de tiempo y según las condiciones acordadas (prezi.com).
El esquema de licenciamiento hace referencia a todas las estructuras y regulaciones que tienen un papel en este proceso de adquirir una licencia. Estos esquemas varían según cada desarrollador de software, porque cada uno determina con sus usuarios los acuerdos de uso que les sirvan a las dos partes.
Muchos usuarios optan por usar soluciones no oficiales, para lo cual no necesitan adquirir la licencia. Sin embargo, hay algunos beneficios importantes que vienen de hacer un uso de software original. En primer lugar, muchos productos no oficiales son ilegales, por lo que las compañías no pueden hacer uso de ellos sin tener sanciones; además de esto, los productos originales incluyen beneficios de soporte para adaptar el software las necesidades de cada usuario, de garantía cuando hay fallas en el servicio, de funcionalidades más variadas y flexibles.