Business Process Management Suite (BPMS): un software de gestión de procesos de negocio es un conjunto de herramientas de tecnología de la información que se encarga de cohesionar todas las actividades, tareas y comunicaciones de un proceso de negocio para que se optimicen a partir de la confiabilidad que brinda la tecnología. Lo que debe garantizar un BPMS es que todo el flujo de trabajo de un proceso sea gestionado desde un sistema central que coordina y orquesta todas las acciones para la consecución de un fin determinado y claro: la satisfacción de los clientes de esa organización.
Los beneficios de BPMS se pueden entender así:
Mediante BPM una compañía puede crear procesos de alta calidad que operan a costos mucho más bajos, velocidades más altas, mayor precisión, menos requerimientos y flexibilidad mejorada; [también puede] asegurar que sus procesos entregan lo que ofrecen y operan consistentemente al nivel en el que tienen competencia. Mediante BPM una organización puede determinar cuando un proceso ya no satisface sus necesidades ni las de sus clientes, por lo que debe ser reemplazado (Brocke y Rosemann, 2010).
La flexibilidad de las soluciones de BPM es esencial, pues no todas las compañías tienen el mismo tipo de procesos. Para hacer una adaptación de la solución a cada tipo de proceso en cada organización, se debe buscar una solución que pueda automatizar específicamente el tipo de flujo de trabajo según el tamaño, la estrategia y la visión de la compañía.