Es por eso que es clave entender la diferencia entre la gestión documental y la gestión de conocimiento, que es una especialización de la primera. La gestión documental, como lo indica su nombre, es la práctica de organizar, almacenar, depurar, tramitar, enviar, documentos a quienes deben recibirlos en el momento en que deben recibirlos:

Document management es un sistema o proceso usado para capturar, hacer seguimiento y guardar documentos, como PDF, archivos de Word e imágenes digitales de contenido basado en papel. El document management puede ahorrarle tiempo y dinero. Le provee seguridad documental, control de acceso, y un almacenaje centralizado, trazos de auditorías y búsqueda y recuperación de documentos en tiempo real. (ibm.com)

Es decir, es un proceso básico de gestión de documentos que sirve para ahorrar tiempo y automatizar las actividades más sencillas de los trámites de todo tipo de documentos en las organizaciones. Usa la digitalización como una de sus bases y tiene la tecnología informática como su aliada principal.

Por otra parte, el knowledge management tiene la misma base, pero lo que intenta es tomar toda esa documentación y transformar su contenido en conocimiento que sirva a la organización. Para esto extrae, organiza, analiza y sintetiza grandes cantidades de información para poder brindar nuevas visiones y perspectivas:

Knowledge Management es el proceso de identificar, organizar, guardar y diseminar información dentro de una organización. Cuando el conocimiento no está disponible con facilidad en una compañía, esto puede generar costos increíblemente altos a un negocio, pues tiempo valioso es gastado tratando de descubrir la información

relevante y dejando de realizar tareas importantes para el logro de objetivos. (ibm.com)

Los beneficios de esta tecnología son inmensos para los negocios, lo que repercute en la calidad de vida de gerentes, empleados y asociados por igual. Además, se brinda un servicio de alta calidad a los clientes y así la compañía se vuelve un elemento de crecimiento para la sociedad en general:

Las compañías con una estrategia de knowledge management logran sus resultados de negocio más rápidamente, porque el aprendizaje se incrementa y también la capacidad de colaboración dentro del equipo, lo que facilita la toma más rápida de decisiones a lo largo del negocio. También hace que estén disponibles en tiempo real más procesos organizacionales, tales como las capacitaciones, lo que lleva a reportes de mayor satisfacción de empleados y a su retención. (ibm.com)

En la misma medida, una organización que brinda servicios de outsourcing puede brindar los servicios básicos de gestión de procesos, que en últimas es análogo al servicio básico de document management, es decir, una gestión general de la información que pretende realizar tareas que la organización no quiere realizar por sí misma porque son repetitivas o monótonas. Este sería el BPO, mientras que el KPO, el outsourcing relacionado con conocimiento, tiene que ver con añadir valor al cliente del outsourcing mediante un proceso de análisis de información similar a lo que pasa con las soluciones de knowledge management. Así, las organizaciones que brindan outsourcing se vuelven aliados y no solo una organización más que brinda un servicio que cualquiera puede brindar.

Esto ha sido muy claro para el desarrollo de la solución Dexon Business Process Management. Por eso, nuestra solución es una opción fundamental para las compañías de outsourcing que quieren pasar de ofrecer servicios de BPO a ofrecer servicios de KPO. La razón es que la automatización que permite la solución Dexon BPM hace que la información que se maneja en la tercerización de procesos sea además una fuente de conocimiento, pues la solución permite extraer, guardar y mezclar la información sin importar su fuente o el formato en el que está presentada. Así, la organización que presta el servicio puede añadir valor a sus clientes y ganar en confianza y en posibilidades financieras.