Dexon BPM



Outsourcing y automatización de procesos

Una de las prácticas más comunes en los negocios de hoy es delegar tareas que no son tan fundamentales en compañías externas a la propia organización. Esta es una dinámica conocida como outsourcing (externalización o tercerización), y busca eliminar actividades repetitivas y que quitan tiempo para el desarrollo de acciones más interesantes y valiosas para el negocio. Las organizaciones que se encargan de llevar los procesos de otras compañías, es decir, las empresas de outsourcing pueden beneficiarse enormemente con la automatización de procesos.

El outsourcing es una práctica que, aunque ha venido creciendo en los últimos años, ya lleva un buen tiempo existiendo dentro de las dinámicas del mercado y ha sido de tema de diferentes debates:

La externalización se reconoció por primera vez como estrategia empresarial en 1989 y se convirtió en parte integrante de la economía empresarial a lo largo de la década de 1990. La práctica de la externalización es objeto de una considerable controversia en muchos países. Los que se oponen argumentan que ha provocado la pérdida de puestos de trabajo nacionales, sobre todo en el sector manufacturero. Los partidarios afirman que crea un incentivo para que las empresas y los negocios asignen los recursos allí donde son más eficaces, y que la externalización ayuda a mantener la naturaleza de las economías de libre mercado a escala mundial. (investopedia.com)

Como ya dijimos, esta práctica se usa para no tener que realizar tareas que no son esenciales para la organización. Un ejemplo puede ser el de la contabilidad, que resulta una actividad repetitiva:

Una pequeña empresa puede decidir externalizar las funciones de contabilidad con una empresa de contabilidad, ya que hacerlo puede resultar más barato que contratar a un contable interno. Otras empresas encuentran beneficiosa la externalización de las funciones de los departamentos de recursos humanos, como las nóminas y el seguro médico. Cuando se utiliza correctamente, la externalización es una estrategia eficaz para reducir gastos, y puede incluso proporcionar a una empresa una ventaja competitiva sobre sus rivales. (investopedia.com)

Outsourcing automatizado para el control de calidad

Esto significa que una compañía que se dedica al outsourcing recibe decenas de tareas de diferentes compañías para ejecutarlas. ¿Cómo puede gestionar adecuadamente todas estas tareas, si son tantas y cada una tiene su propia información, sus propias exigencias y sus ritmos específicos? Cada una de estas tareas es un flujo de trabajo en sí mismo y debe ser cuidad con atención.

La respuesta a esta pregunta la ofrecen las soluciones de automatización de procesos. Tal vez ningún otro tipo de negocios se beneficia tanto de estas herramientas como las organizaciones de outsourcing, pues la complejidad y variedad de sus acciones hace que necesite gestionar con herramientas digitales. Solo con este tipo de tecnología informática es posible tener un control diferenciado de cada uno de los clientes a los que les realiza los procesos.

Con estas herramientas, además, las organizaciones dedicadas al outsourcing pueden garantizar transparencia y confiabilidad a sus clientes, pues la gestión de la información queda asegurada por los estándares de la calidad de la solución de automatización: “entre las desventajas de la externalización están las dificultades de comunicación, las amenazas a la seguridad cuando hay datos sensibles cada vez más en juego y las obligaciones legales adicionales” (investopedia.com).

Las soluciones de BPM pueden hacer toda esta labor de automatizar los diferentes flujos de trabajo de la organización y permiten que, si la compañía cliente lo necesita, toda la información pueda enlazarse inmediatamente con sus propios sistemas informáticos. Es decir, usar herramientas de automatización permite que haya una comunicación fluida entre las dos organizaciones, porque la información pasa de un sistema informático a otro de manera casi inmediata; así, se evitan problemas como este:

Aunque la externalización puede ser ventajosa para una organización que valora más el tiempo que el dinero, pueden surgir algunos inconvenientes si la organización necesita conservar el control. La externalización de la fabricación de un artículo sencillo, como la ropa, entrañará muchos menos riesgos que la externalización de algo complejo, como el combustible para cohetes o la elaboración de modelos financieros. Las empresas que deseen externalizar deben comparar adecuadamente las ventajas y los riesgos antes de seguir adelante. (investopedia.com)

Es de esperar entonces que cada vez más las compañías de outsourcing adapten soluciones de BPM para automatizar sus procesos y ofrecerles estas garantías a sus clientes. Entonces el sector seguirá expandiéndose y mejorando los procesos internos de sus usuarios para generar un mercado más ágil y rápido. Para conseguirlo es necesario revisar las mejores opciones de automatización, y encontrar herramientas flexibles y seguras.

Hemos ayudado a diferentes organizaciones de outsourcing a gestionar sus flujos de trabajo. Con eso han fortalecido su gestión y han aliviado sus responsabilidades. Además, han ganado la confianza de sus clientes por la entrega de resultados precisos y en tiempos establecidos. La solución Dexon BPM ha mostrado que es perfecta para hacer outsourcing a muchos procesos corporativos de diferente tipo. Es flexible y fácil de usar, y no necesita una implementación larga y engorrosa, sino que rápidamente empieza a mejorar la operación.

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