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5 tips para que BPM optimice el trabajo remoto de tu organización

Si eres gerente o dueño de una empresa, con toda seguridad debes estar pensando en las mejores estrategias para adaptar tu modelo de negocio al trabajo remoto. Y en realidad esa es una de las más importantes decisiones que las empresas afrontan hoy. Los espacios de trabajo digital, definidos como estrategias que “permiten nuevas y más efectivas maneras de trabajo, que elevan el compromiso de los empelados y su agilidad, y aprovechan los métodos y las tecnologías orientadas a clientes” (Amador, 2019), son la tendencia más clara de los negocios en la actualidad. De hecho, se espera que el mercado de trabajo digital pase de los 13.4 billones de dólares, cifra de 2018, a los 35.7 billones para 2023 (Amador, 2019).

Existen empresas que venían pensando en estas transformaciones desde hace algunos años, pero lo que está claro es que la mayoría de compañías en el mundo no estaban preparadas para hacer esta transformación tan rápidamente. Entonces existe cierta incertidumbre para muchos gerentes sobre qué herramientas usar, qué tecnologías implementar, y cómo adecuar y capacitar a sus empleados en el uso de estas nuevas prácticas.

Las soluciones de BPM son una clave básica para darle a las directivas de cualquier compañía el apoyo que necesitan en la búsqueda del éxito y en la transición hacia el trabajo remoto y digitalizado. La velocidad con que adapten su organización a las nuevas demandas del mercado y la flexibilidad que tengan a la hora de mantener sus procesos en medio de un trabajo que se desarrolla desde las casas de sus empleados, serán factores diferenciadores en su competitividad y supervivencia.

1. Distancia sin pérdida de organización

Lo que debe garantizar la dirección de la compañía es que la operación siga su curso sin importar el lugar desde el que estén trabajando los empleados. La dificultad de esto es que hay muchas comunicaciones que sirven para coordinar las actividades y que se hacen de manera espontánea en las oficinas. Frente a esto, en el trabajo remoto se corre el riesgo de que se pierdan estos mensajes y la operación se desarticule y se pierdan algunas actividades.

BPM es esencial, porque conecta a todos los empleados en un mismo sistema que tiene registradas todas las actividades y envía constantes mensajes para que cada uno sepa en qué va el trabo de los demás y cómo debe alinearse con ese trabajo. 

2. Intimidad y tecnología

Otro aspecto decisivo de la transición al trabajo remoto tiene que ver con los valores humanos de los involucrados en la operación. Por ejemplo, Sharon Koifman, fundador de DistatnJob, asegura que actualmente está buscando herramientas cada vez más refinadas para hacer que la interacción a distancia pueda imitar lo más posible el tipo de contacto que hay en la oficina: “estoy investigando e invirtiendo para encontrar herramientas de socialización que les den a las personas la capacidad de jugar e interactuar entre sí, como si estuvieran en la misma habitación” (Davies en Forbes, 2020).

La ventaja de BPM en este caso vuelve a ser su capacidad de integración, pues las herramientas más flexibles de BPMS pueden incluir en el desarrollo de los procesos tipos diferentes de herramientas y enlazarlas para que todos tengan acceso a ellas de manera sencilla. Así, se mantiene la coordinación del negocio y se permiten estas formas de socialización a distancia.

3. Manejo del tiempo y salud mental

Otro asunto decisivo para que los resultados a largo plazo de la compañía sean los esperados, es que la tecnología no se convierta en una fuente de tensión, sobrecarga de trabajo o incapacidad para desconectarse (Davies en Forbes, 2020). En las oficinas los tiempos de trabajo ya estaban muy bien delimitados y cada persona sabía cuál era el momento de descansar o cuándo podía salir a tomar su almuerzo, y cuándo debía estar sentado en su escritorio. El riesgo del trabajo remoto es que la persona trabaje todo el tiempo o que por estar en su casa descuide las tareas y se le acumulen porque no administra bien su tiempo.

BPM funciona a partir de un diseño previo de los procesos, y así garantiza que las actividades se realicen en los momentos precisos y con la coordinación perfecta. Este modelo que guarda la solución es un mapa que todos los empleados pueden usar para ver el panorama de la operación y así organizar sus actividades de acuerdo con el programa general.

4. Adaptar la cultura organizacional

El cambio de mentalidad de los empleados es fundamental para el éxito de lo digital (Ross, 2014). Toda la organización debe entrar en una nueva forma de entender los negocios que se base en la satisfacción de las demandas de los clientes, hechas a partir del uso de las nuevas tecnologías. La solución BPMS es también un gran apoyo aquí, porque al organizar todas las actividades en un solo flujo de trabajo interconectado, permite que los empleados vayan a adaptándose a las nuevas condiciones al ritmo de la solución, y así comprendan cómo la tecnología es una ayuda para generar calidad en sus procesos y en el producto o servicio que entregan a los clientes.

5. Medición y mejora

Como cualquier proceso y estrategia, el trabajo digital tiene que ser medido y revisado para saber si está funcionando como se espera. Y si antes era una revisión más personal, basada en lo que veían las directivas en el espacio y las interacciones de la oficina, ahora se necesita una herramienta que, como BPM pueda medir de manera automática las comunicaciones y los resultados. Así, se pueden obtener informes claros y actualizados en cualquier momento que se requiera para hacer los cambios y las correcciones que estén impidiendo una correcta actividad.

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