Una organización puede verse como un edificio: esta debe tener unas bases sólidas en las que sostener el resto de la estructura. Para un negocio, esas bases van a depender del tipo de actividad que realice, pues es diferente la estructura para una industria manufacturera que para una compañía que desarrolla software. Sin embargo, todo negocio puede usar, para entender esa estructura, el concepto de la arquitectura empresarial y el modelado de procesos como un complemento de este.
La arquitectura empresarial puede entenderse como un conjunto de elementos organizacionales (objetivos estratégicos, departamentos, procesos, tecnología, personal, etc.) que configuran y constituyen una compañía. Desde la perspectiva de la arquitectura empresarial estos elementos tienen entre sí relaciones específicas que buscan garantizar la alineación de toda la organización, es decir, incluir los niveles más altos, los estratégicos, y también los más bajos, los operativos, con el fin de optimizar la generación de productos y servicios que conforman la propuesta de valor entregada a los clientes.
Tener una perspectiva arquitectónica es importante porque así la entidad puede verse como un todo integrado que funciona de manera coordinada con una meta común para todas las partes de la operación. Además de ser el conjunto de elementos organizacionales, también se entiende arquitectura empresarial como una práctica de análisis holístico hecha en las organizaciones: “la arquitectura empresarial es una práctica gerencial y tecnológica que busca mejorar el desempeño de las compañías al permitirles verse a sí mismas desde una visión integral y holística sobre su dirección estratégica, sus prácticas de negocio, los flujos de información y los recursos tecnológicos” (Bernard, 2012).
Para conseguir estos resultados, la arquitectura empresarial puede usar el mismo método que usa un arquitecto: hacer unos planos generales de la obra para entender en qué puntos se debe tener espacial cuidado, cómo se unen las partes del edificio y cómo va a circular el agua, la energía el gas, por los diferentes conductos que hay en las paredes de la construcción. Así, además de saber cómo ejecutar la obra, se pueden arreglar problemas que se den cuando el edificio ya esté habitado.
Por eso, la arquitectura empresarial es una herramienta clave de la gerencia de las organizaciones para la toma de decisiones inteligentes, decisiones que toman en consideración todos y cada uno de los aspectos de la operación del negocio y las conexiones que hay entre ellos. Carecer de arquitectura empresarial implica una actividad desorganizada y sin sinergia, lo que significa una desventaja decisiva en el mundo empresarial actual, basado en la velocidad de la tecnología.
Tal vez la herramienta más adecuada en términos tecnológicos para apoyar la arquitectura empresarial sean los sistemas informáticos para diseñar y modelar los procesos de la compañía. Esto es así porque los procesos son los que determinan la estructura, y así definen cuáles son las bases necesarias para una organización. Entonces, con una solución para modelar los procesos es posible tener claridad sobre la estructura para construir sobre este modelo el proceso real.
El modelado de procesos de negocio ha sido esencial para las empresas durante muchas décadas, y las organizaciones han encontrado el éxito en la aplicación de técnicas y herramientas de modelado. Aunque los sistemas de modelado están pensados para ser visuales, a menudo van acompañados de diversos grados de documentación para proporcionar más detalles cuando es necesario. El concepto de modelización de procesos puede parecer algo sencillo de entender, pero la realización de actividades de modelización puede ser un reto. A menudo intervienen muchos departamentos, funciones y relaciones, lo que hace que las tareas relativamente sencillas parezcan más complejas una vez que se mapean. (techtarget.com)
Para sobreponerse a todas estas complejidades del diseño de los procesos, lo más importante es contar con una herramienta que realmente pueda integrar todas las acciones en un mismo flujo de trabajo. Así, no importa cuál sea la tarea que se desarrolle, todas harán parte de las metas globales de la compañía y beneficiarán a todos los que trabajan en ella.
Por eso, la recomendación es que se cuente con el modelador de procesos, pero que además este haga parte de una herramienta de automatización e integración de las diferentes partes de la compañía, y que pueda alinear toda esta actividad con las metas del negocio y con la satisfacción de los clientes. Esto es, en últimas, el logro más importante de una organización y lo que garantiza que su estructura y la arquitectura que utiliza le brinden beneficios constantes, al tiempo que mejora las condiciones de sus trabajadores en todas las áreas.
Para que la arquitectura empresarial y el modelado de procesos vayan de la mano, la solución Dexon Business Process Management utiliza la automatización completa de todas las actividades que puedan ser automatizadas. Para lograrlo nuestro equipo trabaja con la organización que va a implementar la solución para encontrar la estructura arquitectónica perfecta.
Con esto se garantiza que la estructura del negocio tenga bases sólidas y que los cambios que tengan que hacerse para adaptarse a nuevas condiciones se den con la confianza de no alterar los resultados de la organización y mantener la confianza de los clientes.
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