Cómo se alinea BPM con la estrategia de la organización

El software de BPM sirve para enlazar en un mismo flujo de trabajo integrado toda la operación de la compañía. Para esto, toma todas las acciones y todas las tareas y las organiza para generar un esquema de trabajo efectivo y que tenga una gran cantidad de actividades automatizadas.

Esto significa que tiene claridad sobre esas tareas, sus tiempos y las personas responsables de cada una. Así, el BPM se convierte en una herramienta que además de automatizar actividades, sirve para darle a la organización una clara visión de sus propios elementos y así ayuda a que la planeación de la estrategia sea más sencilla y confiable. Esto se consigue con un uso adecuado del modelador de procesos que venga incluido en la herramienta BPM.

Un modelo de procesos de negocio es una representación gráfica de un proceso de negocio o flujo de trabajo y sus subprocesos relacionados. El modelado de procesos genera diagramas de actividad y diagramas de flujo exhaustivos y cuantitativos que contienen información crítica sobre el funcionamiento de un proceso determinado […] Los modelos de procesos no se elaboran manualmente. Se elaboran mediante algoritmos de minería de datos que utilizan los datos contenidos en los registros de eventos para construir modelos de los flujos de trabajo existentes. (ibm.com)

Entonces, en realidad el BPM se alinea a la estrategia corporativa, pero también ayuda a evaluarla profundamente para saber si esta necesita modificaciones en alguno de sus aspectos esenciales. Estrategia corporativa y BPM son aspectos que se complementan y se retroalimentan si se usa la solución de manera adecuada.

En este sentido, si la estrategia que está usando la organización resulta ser la más efectiva, entonces el BPM simplemente servirá para agilizar las tareas y fortalecer los procesos de mejoramiento continuo y revisión de la calidad de los procesos. Pero, si se detectan embotellamientos en el flujo de trabajo, tareas inútilmente repetidas, elementos innecesarios, es posible repensar toda la estrategia y encontrar caminos más cortos y eficientes para alcanzar las metas.

Una estrategia corporativa eficaz se basa en una autoevaluación honesta, que se deriva de hacerse preguntas clave sobre su empresa: ¿cuál es el estado actual de su empresa?, ¿dónde quiere que esté en los próximos tres a cinco años?, ¿cómo llega su empresa hasta allí y qué personas, recursos y finanzas son los más adecuados para ayudar a su empresa a lograrlo? (ottawa.edu)

Para que esta ecuación funcione bien es necesario un equipo competente de analistas informáticos que puedan tomar la información disponible a partir del BPM y sacar de ella lo que es fundamental para la mejora organizacional. Es un proceso que implica confiar en los servicios del BPM y de quienes interpretan sus datos y ajustan la estrategia.

La tarea que en Dexon nos hemos trazado es precisamente ser los aliados de nuestros clientes y poder implementar nuestra solución de BPM no solo para automatizar tareas, sino para darle a la compañía una visión clara de sus posibilidades, y poder sugerir cambios y ajustes que sirvan a darle más valor al negocio. Nuestra herramienta se adapta a los sistemas en uso en la organización y los alinea con la estrategia planteada y ayuda a descubrir lo innecesario para eliminarlo y lo que es imprescindible para incluirlo si no se ha hecho, y para mejorarlo si ya está en funcionamiento.