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Cómo usar el modelo SIPOC para generar valor

Los estándares de calidad son sistemas que garantizan los más altos niveles de generación de un producto o servicio. Generalmente consisten en un conjunto de recomendaciones y de pasos que, si se siguen adecuadamente, permiten una coordinación perfecta de las acciones corporativas y unos resultados óptimos para ofrecer a los clientes la mejor atención.

En muchos casos, estos estándares consisten en matrices que permiten tener una visión completa de las acciones de la organización y así saber exhaustivamente si cada una de las partes está dando su mejor rendimiento. Además, generalmente ofrecen recursos para cambiar aquello que está funcionando mal para poder adecuarlo a las necesidades corporativas y generar valor competitivo.

Este es el caso de lo que se conoce como modelo SIPOC (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers). Es una metodología que se enfoca sobre todo en los procesos corporativos. Puede entenderse como una matriz de calidad de procesos con la que se puede evaluar la operación del negocio y saber si esta está dando todo su potencial.

En términos prácticos, el SIPOC es un método para describir y mejorar procesos resumiendo las entradas y salidas de uno o varios procesos […] El modelo SIPOC incita a los equipos a tener en cuenta elementos cruciales del proceso, como los proveedores [S] del proceso, las entradas necesarias [I] para el proceso, las distintas funciones del proceso [P], las salidas [O] esperadas del proceso y el cliente [C] o el usuario final, que recibe las salidas del proceso. (simplilearn.com)

Lo más significativo de esta metodología es su funcionamiento visual: es en realidad un mapa donde se pueden ubicar con exactitud todas las acciones del negocio y detectar embotellamientos de los procesos, demoras, lugares donde se consiguen los mejores resultados, personas eficientes o ineficientes en sus tareas, etc. Así, lo que hace SIPOC es simplificar el trabajo de gestión al contener toda la operación en una sola panorámica.

SIPOC es una herramienta visual que ayuda a comprender todo el proceso, desde el principio hasta el final. Ofrece información valiosa sobre las áreas en las que persisten problemas importantes. Los problemas pueden surgir en el proveedor, estar relacionados con las especificaciones de entrada o con procesos y productos que no cumplen los requisitos del cliente. Una tabla SIPOC, o un diagrama SIPOC, representa una excelente oportunidad para que los equipos, la alta dirección y todas las partes interesadas resuelvan los problemas relacionados con los procesos y, en consecuencia, desarrollen estrategias adecuadas para introducir mejoras. (simplilearn.com)

SIPOC y generación de valor

Hoy el uso de una organización basada en procesos es muy común. Esta es la estrategia organizativa más recomendada para brindarles a los clientes la mejor atención a sus necesidades. La razón es que al organizar todo según los procesos, lo que se hace es tener a los clientes como el más importante input del negocio y, a partir de ahí, se estructura el resto de las actividades. El output más importante será entonces también la satisfacción del cliente. Con un sistema como el diagrama SIPOC este tipo de estructura será una realidad, y toda la energía de la gestión se usará efectivamente para ajustar todos los requisitos del proceso, es decir, tiempos, herramientas, conocimientos, información, etc.

Además, con SIPOC y sus posibilidades de revisión del negocio es posible garantizar una mejora continua, porque es una metodología para medir resultados y tiempos, para medir el impacto de las acciones y saber cuándo hay que efectuar cambios.

El modelo SIPOC puede ser beneficioso en muchos sentidos, especialmente a la hora de afrontar retos y resolver problemas dentro de los procesos empresariales. La mejora de la capacidad de resolución de problemas conduce a una gestión de procesos mejor informada y más eficaz. Los diagramas SIPOC proporcionan una visión general comprensible de los procesos, asegurando que todas las partes interesadas están en la misma página. Además, el modelo SIPOC es la piedra angular de la metodología Six Sigma DMAIC, cuando ésta se encuentra en las fases de “Definir” y “Medir”. Esto optimiza los procesos empresariales, mejora la eficiencia y aumenta los ingresos, al tiempo que reduce los costes operativos. (simplilearn.com)

La mejor opción para implementar esta metodología es hacerlo junto con alguna solución de automatización. Las soluciones de BPM son una opción garantizada, porque incluyen la automatización de los procesos y herramientas de modelado de procesos que diseñan y presentan el mapa de todos los procesos. Entonces, si este modelador de procesos se alinea con SIPOC, el negocio mejorará sustancialmente.

En nuestras implementaciones siempre procuramos usar estándares de calidad y modelos visuales que sirvan apara evaluar la operación, como SIPOC o Six Sigma. Así garantizamos no solo la eficiencia que trae la automatización de las actividades, sino también un conocimiento exhaustivo del negocio que permite ajustar acciones y mejorar tiempos.

Con esto se genera valor para el negocio, al hacer que los clientes se sientan profundamente satisfechos con lo que reciben de la organización y así incrementar su confianza y su utilización de los productos ofrecidos. Es una manera de optimizar el negocio de manera sencilla, práctica y amable con todo el equipo de trabajo. 

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