Podemos entender un proceso de transformación digital como una pirámide cuya base es la digitación, su segunda capa la automatización y la tercera, la más alta, la integración en un sistema único.

La digitalización tiene tres fases diferentes: la fase inicial, en la que operaciones o procesos simples se automatizan; la fase media, en la que procesos que tienen relación entre sí se automatizan y se unen; y la tercera fase, la más compleja, en la que varios sistemas que sostienen los procesos del negocio y los flujos de información se integran en sistemas de administración corporativa (Dobrica Savić, 2019, researchgate.net).

Es fundamental que gerentes y directivos entiendan esta estructura, porque muchas veces se asume que la transformación digital en un negocio consiste solamente en cambiar el formato de la información, es decir, pasar de usar medios manuales a usar medios digitales. Esto es solamente un primer momento, el de la digitación. Es necesario después tomar toda esa información y hacerla funcionar sobre un sistema que conecte las diferentes partes del negocio y los diferentes tipos de datos. Finalmente, tiene que haber un cerebro central que garantice el funcionamiento adecuado de la operación completa y que integre todo en un solo modelo de negocio. Solo un proceso que pase por estas tres etapas podrá ser exitoso:

El éxito de la transformación digital requiere un enfoque holístico con una verdadera sincronización y alineación en toda la organización. Los equipos y los líderes no únicamente deben coordinar y establecer el resultado deseado para su parte, sino también comprender el resultado para la empresa en su conjunto. Son muchas piezas en movimiento. Las empresas que fracasan en la transformación digital lo hacen porque descuidan una o varias de esas partes. (forbes.com)

Como se ve, la digitalización en un negocio no es otra cosa que la automatización de todos los procesos de la compañía por medio de la integración inteligente de la tecnología disponible en la actualidad, con la cual la comunicación y el registro de actividades se desarrolla de una manera significativamente más confiable. Esta automatización, para que sea realmente efectiva y cumpla con la definición que se ha dado de la digitalización, requiere de un enlace de los procesos de la compañía en un sistema que los integre a todos y los coordine en un solo proceso global, que es la operación total de la organización. Esta operación, así enlazada, garantiza que los clientes reciban la mejor respuesta a sus solicitudes, y que los servicios y productos de la compañía tengan la mejor de las calidades posibles en el exigente mercado.

Por eso, las soluciones de software de Business Process Management son una ayuda muy aconsejable para lanzarse a la transformación digital. La razón es que desde el inicio de la transformación permiten tener un panorama claro de cuáles serán los pasos que dará la empresa y qué necesita esta para que la integración completa se lleve a cabo. Con esto las probabilidades de fracaso bajan casi a cero.

Nuestro trabajo con un gran número de clientes nos ha mostrado que el modelador de procesos y el diseño de procesos permite garantizar el éxito de la automatización. Además, hemos visto que una herramienta fácil de usar permite que los empelados se adapten rápidamente a la tecnología y no se resistan al cambio digital en el negocio. La satisfacción de usuarios, empleados, directivos y clientes crece así considerablemente y la calidad y la competitividad de la organización se incrementan.