Lean Management y organización por procesos

Los fundamentos de Lean Management, a menudo abreviada simplemente como Lean, se basan en la eliminación de los procesos que no aportan valor al producto final. Esto se describe mejor en los tres pilares clave de Lean:

– Aportar valor desde la perspectiva del cliente.

– Eliminar los residuos (de nuevo, desde la perspectiva del cliente).

– Mejorar continuamente los procesos para servir mejor a los clientes. (isixsigma.com)

Como se ve, la mirada que propone la metodología Lean está totalmente apoyada en la perspectiva de los clientes. Es decir, es una mirada que busca mejorar y agilizar los procesos para dar una mayor satisfacción a los usuarios del negocio. Por esto, esta es una manera de tener una organización por procesos.

En este tipo de estructura, lo importante no son las jerarquías ni una cadena rígida de mando, sino que se pretende conseguir un flujo de trabajo orgánicamente interconectado, con partes que apoyen mutuamente a las otras, para así ganar agilidad y eficiencia. Se considera solamente el proceso, es decir, el conjunto de acciones, y no quién manda. Así, las peticiones de los clientes son el activador de la operación y la meta final del proceso es entregarles un producto de alta calidad. Es una manera de transformar la cultura organizacional y su comportamiento general:

La organización necesita conocer sus capacidades. Al fusionar este conocimiento con las perspectivas del cliente y evaluarlo frente a las posibles reacciones de la competencia, una organización basada en procesos está preparada para realizar cambios reales y significativos. Este enfoque es la plataforma de lanzamiento de innovaciones que cambian las reglas del juego: estudiar al cliente, trazar ajustes de mercado para alinear los productos con los deseos y necesidades del cliente y, a continuación, utilizar el conocimiento institucional de las capacidades operativas de la empresa para diseñar y ejecutar iniciativas que lleven a la empresa a la posición estratégica deseada. La sencillez y la naturaleza directa de este planteamiento pueden revitalizar a las empresas rezagadas en estrategia e insuflar vida a las que carecen de nuevas ideas. (bpminstitute.org)

Por todas estas razones, el Lean Management es tal vez la metodología más apropiada para lograr este tipo de dinámica. Con el enfoque de optimización y reducción de todo lo que no sirve, la compañía se reconoce en su simplicidad y con una visión realista de sus posibilidades y necesidades. Con la mirada puesta en los clientes, puede empezar a unificar su flujo de trabajo de una manera efectiva y rápida.

La manera indicada de lograrlo es usar alguna herramienta de modelado de los procesos, pues uno de los pasos fundamentales del Lean es justamente “planificar todos los pasos de cada producto o servicio. Esto incluye todas las acciones que su empresa lleva a cabo para ofrecer el valor identificado a su cliente” (isixsigma.com).

Esta ha sido una de las formas en que nuestros clientes han conseguido una perfecta articulación de sus procesos en una estructura basad en procesos. Nuestra solución Dexon BPM les ha servido para tener la perspectiva completa de las acciones y así han podido eliminar lo innecesario y mejorar con niveles de alta calidad en las interacciones al interior de los procesos.