¿Para qué modelar los procesos?

Una vez que hemos entendido que el modelaje de procesos no es hacer una copia en escala de la operación, sino que tiene una incidencia en las actividades de la compañía, podemos avanzar diciendo que el modelaje de procesos es clave para la automatización de las actividades: cuando se tiene un modelo o mapa del proceso se puede determinar qué tipo de sistema se necesita para enlazar todo en un BPM o en alguna otra herramienta.

Si no se cuenta con este tipo de visión panorámica completa, lo que ocurre es que se empieza una transición a la automatización por partes y sin una comprensión completa del negocio. Esto trae el problema de los silos, es decir, acciones aisladas que no contribuyen al alcance de las metas planteadas por las directivas del negocio. Entonces, después se tendrán que hacer nuevos ajustes para enlazar lo que quedó separado. Eso no tiene sentido y el modelaje de procesos está ahí para eliminar estos problemas.

Algunas de las funciones que se podrán completar usando el mapa de procesos son las siguientes:

Revise a fondo los pasos del proceso para conocer cualquier redundancia, retraso, paso innecesario, función ambigua, duración del ciclo, lapso de actividad, flujos de actividad repetidos, cuellos de botella y bucles de reprocesamiento. Lo siguiente es evaluar el rendimiento del proceso. Para medirlo, se puede recurrir a herramientas como los diagramas de Pareto, los diagramas de causa y efecto, los gráficos de comportamiento del proceso y la modelización y simulación de procesos. Por último, hay que completar el plan de mejora del proceso y, tras una revisión final por todas las partes interesadas, firmarlo. (sixsigmastudyguide.com)

Así, antes de empezar con la operación, ya es posible realizar una significativa mejora de los resultados que obtendremos y cambiar todas las actividades repetitivas y monótonas, o que no añaden valor a las secuencias.

El mapa de procesos puede convertirse así en una especie de cerebro central desde el que se controla toda la operación. Se convierte en una herramienta de monitoreo y de medición. Se vuelve el sistema central desde el que se pueden lograr todas las transformaciones que el entorno va exigiendo. Por eso el modelaje de los procesos es hoy una necesidad si se quiere tener una operación de primera calidad y basada en herramientas de automatización.

También sirve para conocer los llamados momentos de la verdad:

Cada interacción que tengamos con el cliente dejará una impresión duradera. Un Momento de la verdad es un punto de contacto crítico que puede definir la relación del cliente con la organización. En otras palabras, es un momento en el que un cliente interactúa con una organización o su producto y se forma una opinión o impresión de esa organización y del producto, buena o mala. (sixsigmastudyguide.com)

Nuestra solución de Business Process Management cuenta con una funcionalidad robusta de modelaje de procesos, y busca precisamente que nuestros clientes consigan todos estos beneficios y se pongan en los lugares más altos de competitividad y de satisfacción de sus clientes.