Cómo estar listos para una auditoría

Entonces, si antes se trataba de dejar listos los procesos para la auditoría, y confiar en que cuando esta ocurriera, todo funcionara bien, ahora, con la tecnología de la información, solo hay que implementar una solución de automatización y tener un continuo monitoreo de las estadísticas y los valores que la herramienta muestre. Si se hace así, la tecnología es la que garantiza el correcto desarrollo de los procesos.

Para que esto tenga un éxito completo, es necesario que todos los empleados y en general quienes hacen parte de la operación del negocio estén alineados y que conozcan profundamente el funcionamiento de la solución, pues la auditoría se desarrolla mediante la intervención de los diferentes responsables de las actividades:

Asegúrese de que todos participan en el proceso de auditoría. Rote a los empleados como voluntarios para que ayuden a los auditores o los acompañen durante las revisiones. Esto les permitirá comprender mejor cómo es el proceso y por qué son necesarios. También estarán más preparados para la auditoría externa al saber ya qué esperar. (iso-9001-checklist.co.uk)

Es importante por esto buscar una solución fácil de usar a la que los empelados se adapten rápidamente y con la que puedan agilizar sus tareas y mejorar su entendimiento global del negocio.

Finalmente, es necesario señalar que con la tecnología informática es más fácil responder a los desafíos que los auditores les plantean a los negocios hoy, desafíos que en muchos casos se basan también en la tecnología de la información:

Los auditores pueden utilizar los datos de los clientes –y combinarlos con los datos del sector o del mercado– para poder tener un conocimiento más profundo y sólido del estado de la empresa y de los posibles riesgos. Esto no significa, sin embargo, que el análisis predictivo diga lo que va a ocurrir en el futuro. Más bien se trata de proporcionar probabilidades que indiquen los posibles resultados. (forbes.com)

Igual que este ejemplo, las auditorías están empezando a usar inteligencia artificial, Internet de las cosas, minería de datos, etc., como parte de sus estrategias de auditoría, y estar preparados para todas estas exigencias solo es posible con la herramienta tecnológica adecuada. Solo si se cuenta con una operación de negocio completamente automatizada se podrá dar satisfacción a los clientes de hoy, que por lo demás confían totalmente en sus teléfonos inteligentes y en las nuevas tecnologías de la comunicación.

Dexon Business Process Management ha sido una herramienta aliada de muchos negocios a la hora de prepararse para las auditorías de certificación de calidad. Con esta herramienta las organizaciones pueden automatizar sus procesos y desde ahí monitorear y ajustar todo lo que necesite ser mejorado según los estándares de calidad más altos. Además, es una herramienta fácil de usar, por lo que rápidamente los empleados se familiarizan con su uso y pueden responder a todas las preguntas de los auditores tanto internos como externos.

Estar preparados para una auditoría simplemente ya no es posible sin el uso de tecnología de la información.