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El análisis de datos en las soluciones de Business Process Management

La automatización de procesos fue una clara tendencia de los negocios hace algunos años. Hoy ya no es una tendencia, porque se le considera una necesidad de primer orden. Por eso, las soluciones de Business Process Management para la automatización de las actividades están introduciendo cada vez más y mejores funcionalidades. Con esto esperan brindar un mejor servicio a sus clientes, es decir, soluciones que garanticen una automatización eficiente de las actividades para que el producto que entregan las compañías a sus clientes sea de primer orden, herramientas que añadan algún valor a la organización y la pongan en los primeros lugares en términos de competitividad.

Por eso hoy muchas soluciones de BPM están empezando a implementar tecnologías de soporte a su actividad, como Inteligencia Artificial, minería de datos, y data analytics. Esta última funcionalidad es una de las más importantes porque hace que la solución, además de lograr la automatización de procesos, utilice la información producida por la compañía para hacer predicciones que lleven a decisiones importantes en el desarrollo de la actividad.

Data analytics se puede definir así:

El conjunto de acercamientos cuantitativos y cualitativos para obtener perspectivas valiosas a partir de los datos. Involucra muchos procesos que incluyen la extracción de información y su categorización para inferir diferentes patrones, relaciones, conexiones y otras perspectivas valiosas. Hoy, casi cualquier organización se ha convertido en una compañía movida por los datos, y esto significa que están usando un método para recolectar más información relacionada con sus clientes, mercados y procesos de negocio. Estos datos se categorizan, se guardan y se analizan para darles sentido y de allí descubrir caminos y perspectivas de valor (intellipaat.com).

Personas analizando datos

Tradicionalmente estas herramientas de predicción se veían como diferentes a las soluciones de automatización, porque unas tenían que ver con los procesos internos de los negocios y las otras con las transacciones externas. Sin embargo, si pensamos que una solución de BPM funciona precisamente mediante una coordinación de diferentes tipos de información, entendemos que es una fuente muy valiosa de datos que la organización puede usar para mejorar sus procesos y en esa medida para fortalecer su relación con los clientes por medio de una mejora en la satisfacción que estos tienen con respecto a lo que la compañía les entrega.

Medir para mejorar

La primera de las razones por las que el data analytics es un valor añadido en una solución de BPM es que reduce el desperdicio de tiempo y de actividades: “la ventaja principal del data analytics, en comparación con otros métodos, es la precisión. La precisión le ayuda a su negocio a tomar decisiones informadas con respecto al desperdicio” (businessmapping.com/).

Cuando una solución que enlaza los procesos corporativos cuenta además con una herramienta que analiza los datos, es posible determinar mediciones para saber, según algunos indicadores clave que cada compañía debe elegir, cuál es el verdadero comportamiento de sus actividades, cuáles son las actividades que más rendimiento le aportan a la organización, y cuáles se han convertido en un lastre que, por ser una actividad innecesaria, está generando pérdidas de dinero, tiempo y claridad con respecto a los procesos realmente decisivos en la organización.

En este sentido, el data analytics es un potenciador de las capacidades de medición que tiene una solución de BPM, y la medición es fundamental para alcanzar altos grados de calidad: “la medición es central en el data analytics para el manejo de lo sobrante. Con esto, se vuelve fácil identificar los procesos de negocio que generan más desperdicio y gasto innecesario. A partir de ahí, metas y métodos para reducir estos desperdicios se pueden desarrollar” (businessmapping.com).

análisis de grafico

Desarrollo de productos con BPM

información

La funcionalidad de data analytics también hace que el BPM deje de ser solo una herramienta de automatización de procesos y se convierta en un soporte para los procesos de desarrollo de nuevos productos. La razón es que los procesos que sirven para desarrollar los productos que la compañía ya maneja pueden servir después para saber cuáles son las acciones más efectivas y cuáles las que generan atrasos o demoras, cuáles son las personas que cumplen mejor con sus funciones y en quiénes se puede dejar la responsabilidad de los nuevos desarrollos.

Es decir, sirve también para evaluar las cualidades del personal que trabaja con la organización para determinar cuál es la mejor estrategia en el desarrollo del nuevo producto:

El departamento de recursos humanos tiene mucho que ganar del análisis de datos. Por ejemplo, los modelos de información predictivos pueden usarse para conocer el comportamiento de un empleado. La triste noticia es que la mayoría de negocios toman sus decisiones de manejo de talentos basados en información inadecuada, y esto les cuesta a los negocios una gran fortuna (businessmapping.com).

BPM y la coordinación de la compañía

Esto significa que las nuevas visiones del BPM lo perciben no solo como una funcionalidad que ayuda a las organizaciones, sino como el cerebro central que coordina y brinda toda la información necesaria para un correcto manejo de las actividades del negocio. En el tiempo que estamos viviendo, los negocios ya no pueden funcionar sin esta centralización de sus actividades en soluciones de tecnología de la información, pues la velocidad y la calidad de los procesos se ha elevado tanto que la capacidad humana ha sido superada.

Esto no significa, sin embargo, que la actividad humana desparezca, sino que se mejora por medio de la potencia y la exactitud que le brinda la precisión de la informática. Así, los negocios siguen siendo manejados por las visiones y las metas que sus directivos les adjudican, pero el desarrollo corporativo se pone ahora en los hombros de la tecnología.

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