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Gestión de Procesos Empresariales (EPM) y BPM

Usualmente se entiende que EPM (Enterprise Process Management) y BPM (Business Process Management) son dos cosas totalmente diferentes. Sin embargo, estos dos nombres solo se diferencian en el alcance de las metodologías a las que hacen referencia. El primero es un término específico, que indica los procesos de una empresa determinada, mientras que el segundo señala la metodología general de integración y automatización de procesos.


En otras palabras, BPM es el enfoque general que habla sobre cómo automatizar y organizar los procesos de cualquier organización, mientras que EPM se centra en casos concretos para empezar a adaptar la herramienta a necesidades, condiciones y entornos específicos. Sin embargo, es importante conocer las dos formas, porque cada una ayuda a complementar a la otra.


En primer lugar, es recomendable que un gerente o un líder de procesos conozca lo que es el BPM, su filosofía y su visión, y entienda cómo se usa para mejorar su compañía y sus procesos. Es decir, es importante que reflexione sobre lo que es un proceso y sobre cómo estas acciones son las que dirigen todo el flujo de trabajo para dar la respuesta adecuada a las peticiones de los clientes. Así, comprenderá la importancia de integrar y coordinar centralizadamente los procesos corporativos, para después empezar a pensar en su propio negocio y en cómo podría hacerse esa aplicación.


Entonces, al revisar el método de BPM se pueden conocer sus funcionalidades y sus objetivos. Se puede entender el uso de un modelador de procesos para poder hacer una simulación de las actividades y asegurarnos de que todo funcionará adecuadamente; también es posible entender cómo un mismo sistema informático va a soportar toda la actividad para guardar registros y mandar avisos que aseguren la acción oportuna de cada participante en la operación:


La mejora de la calidad del trabajo y la eficiencia operativa son las principales razones para adoptar el BPM. “El BPM permite a las organizaciones agilizar los flujos de trabajo mediante la automatización de tareas manuales tediosas, como la gestión de datos, los flujos de datos, la introducción de datos, los procesos de aprobación y la generación de informes”, afirma Isaac Gould, director de investigación de Nucleus Research.


Todo esto impacta de manera significativa la eficiencia de cada trabajador y su satisfacción dentro del equipo de trabajo:


El BPM estandariza los procesos para que los empleados puedan trabajar más eficazmente dentro de un marco establecido que acelera la toma de decisiones y reduce el riesgo de error humano. Las herramientas de BPM también incorporan análisis que ofrecen a los directivos una vista de pájaro del rendimiento de su departamento y de los procesos individuales, por ejemplo, el seguimiento del rendimiento de los empleados y la identificación de cuellos de botella en los flujos de trabajo. (www.techtarget.com)

EPM: BPM adaptado a cada entorno específico

Una vez que las directivas han reconocido las ventajas que les traerá la metodología de BPM y sus configuraciones informáticas en forma de software, deben empezar a tomar las ideas más concretas del EMP para adaptar esa herramienta a su propio desempeño. Esto es fundamental porque no es igual el modelo de negocio de una compañía de manufactura que el de una panadería, el de una organización con ánimo de lucro que el de una petrolera internacional. Cada una de estas organizaciones tiene sus propios procesos, sus tecnologías específicas y su propio tipo de relación con los clientes que compran sus productos o servicios.


La suma de todas estas variables y su estudio detenido es lo que permite la toma de decisiones efectivas para que se arme un correcto modelo de EPM automatizado. Por ejemplo, es necesario decidir cuáles serán las actividades que se podrán dejar a cargo de bots u otras herramientas de inteligencia artificial y cuáles las que tendrán una revisión especial por parte de la herramienta. También con la aplicación de BPM en la compañía, en forma de EPM, se puede decidir cuáles son los mejores programas para manejar la contabilidad o para atender los clientes.


Y todo depende de un conocimiento profundo del modelo de negocio que estamos usando en la organización y de los retos que se encuentran en el sector donde trabaja nuestra compañía. Por eso, a pesar de que todo se basa en el uso de la tecnología informática, la experiencia y la visión de los líderes sigue siendo indispensable para una implementación inteligente. Y esta forma adecuada y exitosa es en realidad lo que debemos considerar un EPM.


Para Dexon el uso de nuestra solución BPM en las organizaciones de nuestros clientes siempre significa un examen detallado de su modelo de negocio y de sus posibilidades concretas de crecimiento. Por eso, para nosotros BPM siempre se convierte en EPM de una manera cuidadosa, pues sabemos que lo concreto es una condición indispensable del éxito y que un examen detallado no puede ser reemplazado por ningún tipo de tecnología, sin importar lo avanzada que esta sea.

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