Planeación estratégica y tecnología en organizaciones gubernamentales

Las organizaciones gubernamentales son más complejas que las privadas. La razón es que deben cumplir con muchas más regulaciones y deben cuidar la información que tienen de una manera específica, en algunos casos haciéndola pública y en otros haciéndola privada. Además, usualmente son organizaciones que tienen a su cargo otras pequeñas organizaciones que realizan diferentes tareas a manera de outsourcing, por lo que deben tener una claridad total sobre lo que reciben, lo que delegan, la información que entregan, etc. Sin una transparencia de los datos, y con esta complejidad, una organización gubernamental se volvería una burocracia interminable, ineficiente e insegura.

Entonces, al usar una herramienta como Business Process Management, puede tener una panorámica completa de sus actividades y así empezar a ajustar una estrategia para cumplir con todas sus tareas. Es decir, es una manera de empezar con solidez un proceso de planeación estratégica.

Lo más importante de usar la solución es que este proceso puede iniciarse en cualquier momento de la operación, y no es necesario detener las actividades, pues la herramienta mantiene en funcionamiento el proceso gracias a sus funciones de automatización, y al mismo tiempo nutre a los directivos con todos los datos para el análisis de la planeación. Así, se empieza a mejorar el proceso sin llegar nunca a detenerlo.

Además, es una herramienta que se alinea con el tipo de operación que realiza la entidad, pues, como se sabe por el estudio de muchos analistas, la tecnología que se use debe estar en consonancia con el negocio y sus procesos:

Una premisa clave es que la estrategia tecnológica no debe desarrollarse independientemente de la estrategia empresarial. Por el contrario, los recursos tecnológicos deben considerarse parte integrante de la planificación estratégica empresarial. Este concepto también establece las preguntas clave que debe plantearse un directivo a la hora de desarrollar una estrategia empresarial y tecnológica integrada (Matthews, 1992). La propia estrategia tecnológica puede derivarse de la estrategia empresarial para facilitar la comunicación y la aplicación de los aspectos tecnológicos de la estrategia empresarial. (link.springer.com)

Entonces, con estos dos beneficios del BPM, una entidad gubernamental puede hacer su planeación estratégica sin dejar de cumplirles a los usuarios de sus procesos y con la confianza de usar una tecnología adecuada. Esto es fundamental pues, por ejemplo, si una entidad prestadora de salud necesita hacer planeación estratégica, no puede dejar de ofrecer sus servicios mientras hace los ajustes, porque la vida de las personas depende de estas actividades.

El BPM se puede convertir así en un aliado para la planeación estratégica de las entidades gubernamentales, y además en un optimizador de los servicios públicos que los ciudadanos reciben de parte de su Gobierno. En Dexon Software hemos visto cómo muchas organizaciones públicas mejoran su gestión y alinean su estrategia perfectamente con las necesidades de su propia estructura y de los usuarios de sus servicios. Así, la planeación estratégica se vuelve un hábito de sus procesos organizativos y la mejora continua garantiza la satisfacción de los ciudadanos.