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Por qué tener una organización por procesos es mejor para la digitalización

La transformación digital es una de las metas más importantes de las compañías de hoy. Miles de millones de dólares se han invertido en los últimos años en procesos de digitalización, pues para muchos gerentes esta es una prioridad fundamental dentro de su gestión administrativa. Sin embargo, el lado no tan conocido de esta tendencia es que muchas de estas tentativas de transformación fracasan y mucho dinero se desperdicia. Se estima que en 2018 hubo una inversión de alrededor de 1.3 trillones USD en iniciativas de transformación digital en las compañías de Estados Unidos, y que alrededor del 70 por ciento de esas iniciativas no alcanzaron los objetivos trazados (Zobell, 2018). Eso significa alrededor de 900 billones USD inútilmente gastados.

La principal razón de este gasto innecesario es el tipo de estructura utilizada por las compañías: por tradición y hábito, la mayoría de organizaciones en el mundo siguen usando una organización jerárquica basada en la división por departamentos. Sin embargo, desde hace ya algunos años se ha dado a conocer otra forma de organización basada no en una estructura preestablecida, sino en las demandas que hacen los clientes y en las maneras más rápidas de satisfacerlas. Esta se conoce como organización por procesos.

Lo que se hace en este tipo de estrategia organizativa es tener claro cuáles son las necesidades de los clientes y usar esto como el disparador de las acciones de la compañía. A partir de ahí, se empiezan a estructurar las actividades y los nexos entre ellas, para determinar cuál es el proceso más efectivo, rápido y de alta calidad para responder a los clientes. Una vez se ha encontrado esta estructura, se diseña y se modela para garantizar que no haya ningún embotellamiento en las comunicaciones. Finalmente, se les da curso a las actividades y toda la compañía estará organizada según esas acciones y no según un modelo de departamentos y funciones que muchas veces resultan inútiles.

Para reconocer si en nuestra organización se usa un modelo por procesos, podemos preguntarnos si nuestra organización; Ve el negocio como un conjunto de procesos, tiene planes estratégicos que guían los procesos con un compromiso que va desde las altas esferas de la dirección hasta los empleados; dichos procesos están alineados a las metas y a los resultados clave de la organización. La estandarización de procesos, una dependencia alta en la exactitud de la información y una búsqueda continua por mejoras sostenibles, son otras pruebas de que estamos en una compañía que se organiza por procesos (www.tutorialspoint.com).

Por estas razones, especialmente por la importancia que se le concede a la información real y actualizada, este tipo de estrategia, es decir, la organización por procesos, ha demostrado ser la estrategia más eficaz para una transformación digital.

Digitalización de procesos y transformación digital

La conversión de todos los procesos y actividades de la organización a una estrategia digital se hace más fácil y eficiente si la compañía está organizada con base en sus procesos, porque lo que busca la digitalización es precisamente hacer que la comunicación, la información y los datos circulen por medios digitales y virtuales, para que las decisiones puedan ser comunicadas más eficazmente y se pueda hacer un seguimiento continuo de los procesos. En contraste, una organización basada en jerarquías y departamentos tendrá que buscar estrategias diferentes para la digitalización del tipo de información que se usa en cada uno, y después debe buscar una forma de comunicar digitalmente a los diferentes departamentos.

Eso significa, entre otras cosas, que una organización por departamentos tiende hacia un aislamiento de las actividades, mientras que la organización por procesos plantea una estrategia que de entrada unifica e integra todas las actividades en un solo fujo de trabajo, y lo hace desde el inicio mismo de la operación, gracias a que se usan herramientas para hacer un modelado del negocio y de sus procesos.

Esta integración hace que, al momento de hacer el proceso de transformación digital, toda la operación se digitalice. Es decir, se usa primero la digitalización de los procesos para alcanzar una transformación digital exitosa y para evitar desperdicios financieros que vienen de una estructura que ya es obsoleta.

Beneficios de la organización por procesos

Además de ser el tipo de estructura más adecuada para una transformación digital, hay otros beneficios para la compañía:

Las ventajas de este modelo se magnifican en organizaciones grandes y complejas. Con esto desaparecen los embotellamientos entre departamentos. Desaparecen los problemas de alineación de los recursos y las desconexiones con respecto a las prioridades departamentales. Aún más importante, la implementación de este modelo requiere que se investiguen y se documenten los procesos nucleares en la organización. Y el valor de este conocimiento básico no se puede subestimado (bpminstitute.org.)

Conocer a profundidad el tipo de actividad que se desarrolla y tener una herramienta que haga seguimiento a toda la información que se mueve en los diferentes procesos es esencial para hacer una gestión responsable y clara de la compañía.

Dexon BPM es una solución diseñada para ayudar a las compañías a pasarse a un modelo por procesos y, al hacerlo, alcanzar una rápida digitalización de sus procesos. Esto significa que somos un aliado para la transformación digital de las compañías de hoy. Esto lo logramos por la eficacia de nuestra solución en la automatización de procesos y en la alineación de las actividades a la meta fundamental de negocio.

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