Riesgos y beneficios de la automatización de procesos

Automatizar significa tomar actividades dentro del negocio y hacerlas funcionar sobre plataformas digitales y virtuales que usan la tecnología de la información y la comunicación como su base. El primer riesgo acá es, entonces, automatizar lo que la compañía no está lista para automatizar: “No todos los procesos empresariales deben ser automatizados. Además, no todos los pasos de un proceso son adecuados para la automatización. Cuando una empresa opta por automatizar los que no son adecuados, los resultados pueden ser decepcionantes”.

Para empezar con una estrategia de autoamtización de procesos, la organización debe determinar los procesos más repetitivos y mecánicos, que no requieren de decisiones pensadas con detenimiento ni de profundas reflexiones de parte del equipo: “Los procesos demasiado sencillos, poco frecuentes, demasiado cambiantes y demasiado cualitativos (que requieren un análisis humano o cualitativo) no deberían automatizarse” (forbes.com).

Entonces, para saber cuáles son los procesos que se deben automatizar y cuáles se deben dejar sin alterar, lo más recomendable es hacer primero una planeación clara desde la que se pueda ver un panorama general de la organización y los nexos entre actividades y como estas llevan a cumplirles a los clientes: “Debe crear una hoja de ruta bien diseñada que describa los hitos importantes para el éxito a lo largo de este camino, como el desarrollo de las habilidades necesarias, la decisión de qué actividades automatizar, la generación de un presupuesto de RPA, la obtención de apoyo ejecutivo y la realización de una prueba piloto” (blog.american-technology.net).

Así, además, se tiene claridad sobre las etapas de la automatización y los ritmos que va a tener, para no generar falsas expectativas, que al final son un gran riesgo porque la decepción aleja la motivación y genera más fallas en el trabajo en equipo:

Establecer objetivos realistas antes de embarcarse en su viaje de automatización es crucial. Estos objetivos le ayudarán a determinar si su instalación de automatización ha sido un éxito o un fracaso. Comprender y transmitir los plazos de despliegue a los equipos y a las partes interesadas. Crear un plan de ruta que ofrezca visibilidad a lo largo de todo el proyecto es una práctica inteligente. (blog.american-technology.net)

Con un modelador de procesos muchos de estos riesgos pueden evitarse, porque este permite ver la totalidad de la operación y determinar una ruta clara de automatización que garantice la satisfacción de todos los involucrados.

La solución Dexon Business Process Management tiene en cuenta toda esta información y en nuestra experiencia hemos aprendido a evitar todos los riesgos que traen estas transiciones. Con el modelador de procesos de la herramienta podemos garantizar que se automatizarán solo los procesos que cada compañía puede llegar a automatizar sin dañar su modelo de negocio ni forzar la adaptación de los empleados y directivos. Así, tomamos todos los riesgos de la tecnología y los convertimos en crecimiento para la organización.