Modelo de madurez de procesos para la gestión inteligente

Este modelo, si se usa junto con BPM, puede llegar a brindar no solo el conocimiento actual del negocio, sino una visión de las posibilidades que se están desaprovechando por una falta de madurez en los procesos. Por ejemplo, si con la metodología se llega a descubrir que algunos aspectos del proceso el nivel de madurez es de 0, rápidamente se soluciona con el BPM. En este nivel más básico,

la actividad realizada no está documentada. Es decir, no se registra ni en líneas generales ni en detalle. La actividad depende totalmente de la persona y la secuencia, el tiempo y el resultado pueden variar durante la repetición. Esto requiere mucha supervisión. No hay garantía de que se consiga el resultado deseado ni de que se respeten los plazos. La actividad es totalmente ad hoc, con poca comunicación entre funciones. La eficacia de la actividad depende totalmente de los individuos. La transferencia de conocimientos puede producirse o no, si se produce algún cambio en el titular de la actividad. (isixsigma.com)

Entonces, simplemente es necesario tomar la operación que no tiene documentación e integrarla en la herramienta para que el problema pase de este nivel bajo a los niveles más elevados. En el 4, por ejemplo, “el proceso se ha fijado objetivos como el cumplimiento de los plazos, la satisfacción del cliente, el coste, etc. El proceso también se mide en función de sus objetivos. El proceso está dirigido por un sistema de habilitadores, como la planificación de recursos empresariales o la gestión de recursos de clientes o cualquier otro software a medida” (isixsigma.com).

Con Business Process Management suite la medición de los resultados y las acciones es permanente. En la herramienta misma se establecen los plazos de finalización de las acciones y se envían avisos automáticos si no se están cumpliendo estos tiempos. Basta con revisar los reportes que la solución emite según las necesidades de gestión, para hacer cambios y mantener el negocio en una mejora continua.

Esto significa que BPM no solo ayuda a madurar los procesos, sino que lo hace dramáticamente, llevando las acciones desde los niveles más bajos hasta los más altos en poco tiempo, sin largos tiempos de transformación y transición. Es una manera segura y rápida de llegar al más alto nivel de madurez de los procesos:

Los objetivos fijados para el proceso se analizan y mejoran periódicamente. Los plazos, los objetivos de costes y los niveles de satisfacción se alcanzan con regularidad y los objetivos también se ajustan mediante técnicas de mejora continua de la calidad como Six Sigma, Kaizan, etc. También se mejora el sistema de habilitación y se consigue que no haya errores mediante estrategias como el poka-yoke (comprobación de errores). (isixsigma.com)

Lo único que hace falta para conseguir la madurez total de los procesos es el uso de esta tecnología de automatización. Esta ha sido nuestra experiencia en Dexon. Nuestros clientes han implementado la solución de BPM y han descubierto que de manera simple y rápida sus procesos maduran y se vuelven su mejor versión. Y lo mejor de esta herramienta es que toma cualquier proceso en el nivel en el que esté y a todos los alinea para que den lo mejor de sí mismos y aporten al mismo ritmo al desarrollo de las actividades.