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BPM optimiza la documentación en entidades financieras

Uno de los procesos fundamentales en entidades financieras, como bancos, cooperativas, etc., es el de la organización adecuada de los registros y la documentación generada en la operación. La razón es que, como esencialmente estas organizaciones tienen como función un manejo adecuado de grandes cantidades de dinero, su calidad dependerá de que las cuentas y los resultados de estas sean coherentes, que presenten con rapidez los informes solicitados, y que puedan permitir una revisión pública de los movimientos generales que hay al interior de la entidad. Para esto la tecnología es necesaria, pues las cantidades de datos generados diariamente hacen que la contabilidad manual no sea suficiente. BPM optimiza la documentación para que la calidad aumente considerablemente.

Sin duda alguna, en la actualidad los bancos tienen que enfrentar una complejidad mucho mayor que la que soportaban hace algunas décadas, o incluso hace algunos años: la tecnología en la vida cotidiana de las personas, concretada en smartphones, laptops, y todo tipo de dispositivos conectados a Internet, hace que los usuarios estén siempre con la disposición de revisar sus cuentas, hacer preguntas, solicitar informes, etc. Esto hace que los bancos deban incluir toda una serie de canales de atención al usuario, que obligan a una coordinación perfecta de la comunicación interna de la organización.

Algunas de las exigencias actuales que los bancos deben asumir son:

– Diversidad de canales de atención.

– Interacción en tiempo real.

Disponibilidad 24/7.

– Alto rendimiento.

– Servicios personalizados.

– Responder a las siempre cambiantes leyes y regulaciones de impuestos, declaración de renta, etc.

(finextra.com).

Por eso es que cada vez más gerentes de este tipo de organizaciones están optando por implementar herramientas tecnológicas que ayuden a que la organización se mantenga como una opción válida para los usuarios del siglo XXI:

La automatización es foco de un interés global intenso en la industria bancaria. Muchos bancos se afanan hoy por poner en funcionamiento las últimas tecnologías para automatización, con la esperanza de entregar la nueva ola de productividad, ahorro de costos y mejoramiento de la experiencia de los clientes. Los resultados han estado mezclados y se espera que las dificultades iniciales den paso en últimas a la transformación de la banca, con ganancias enormes para las entidades que manejen bien las nuevas habilidades (mckinsey.com).

La ayuda de BPM para optimizar la documentación

Frente a esta gran complejidad, las soluciones de Business Process Management son una ayuda invaluable, porque al tiempo que automatizan una gran cantidad de procesos, permiten que el registro de información se haga en un sistema que integra todas las fuentes de información y por el que deben pasar todas las actividades del proceso. Así, BPM optimiza la gestión documental porque permite que los registros de cada transacción, con cifras exactas, fechas, responsables, quede organizado y disponible para su consulta.

Además, los sistemas informáticos permiten la utilización de motores de búsqueda mediante los que se puede encontrar información rápidamente y, además, cruzarla para análisis multinivel que ofrecen perspectivas claras sobre el estado de las finanzas de la organización, y también del estado de las cuentas de los usuarios. Si añadimos las posibilidades de funcionamiento en tiempo real, tendremos claro por qué las soluciones de Business Process Management son una ayuda fundamental en estos tiempos de grandes cambios para las entidades financieras.

La gestión documental se optimiza así con este tipo de ayudas de la tecnología, pero esto impacta no solo ese proceso particular, sino que hace que la gestión completa de la organización, y el cumplimiento que deben ofrecer a sus clientes se vuelva más rápido y exacto, con respuesta en el momento oportuno, en tiempo real.

El futuro de la tecnología en los bancos

Si bien BPM inicialmente puede usarse como el soporte de la gestión documental, porque la automatización optimiza la documentación, el futuro de la banca parece estar íntimamente ligado a los avances tecnológicos en todos los niveles imaginables:

La tecnología está madurando rápidamente y el domino de las habilidades sobre esta se está desarrollando tanto en bancos como en proveedores –muchos de los cuales se están alejando de las soluciones generales y se están acercando más y más a soluciones especializadas. Los bancos también están aprendiendo lecciones críticas sobre el flujo de trabajo en este nuevo mundo. Por ejemplo, cómo manejar más efectivamente los nexos entre personas y máquinas, y dónde procesos típicos de rediseño y reingeniería pueden eliminarse en favor de la automatización, particularmente donde los sistemas pueden llegar a reemplazarse (mckinsey.com).

Por todo esto, Dexon también ha enfocado el desarrollo de su solución a ser un apoyo clave para las entidades bancarias que quieren implementar estas nuevas tecnologías en sus procesos. Nuestros clientes han mejorado considerablemente el rendimiento de su operación, sin la necesidad de aumentar su nómina o cambiar sus estrategias de negocio. Simplemente se han apoyado en la solución y han visto cómo su gestión documental y la calidad de su comunicación ha mejorado significativamente, lo que también ha significado

una gran mejora en la satisfacción que tienen sus clientes. Esto también impacta al final su calidad de vida, sus relaciones personales y la confianza que tienen en las instituciones en las que depositan su dinero y el sostén de su futuro.

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