Según Nathan Chappell, vicepresidente senior en DonorSearch,

La automatización del flujo de trabajo es imprescindible para permitir que los productos y servicios se amplíen, pero hacerlo de forma sostenible requiere una planificación cuidadosa. Dedicar tiempo a definir el éxito es esencial y dará sus frutos a largo plazo. Al planificar, evite la tentación de desviarse hacia el aislamiento de las barreras o la resolución de retos específicos; en su lugar, manténgase hiperconcentrado en la definición de los elementos del éxito. (forbes.com)

La planeación es lo que permite ver el resultado global de la implementación y mantener las acciones enfocadas en ese resultado. Cuando se puede desarrollar el proceso con estas condiciones, el resultado es no solo la automatización, sino la transformación total del negocio y su alineación completa con la tecnología de la información. Es esta alineación lo que brinda un nuevo valor, porque transforma el negocio en una organización más efectiva y con potencial creativo.

Para que esto pase se necesita contar con el apoyo y el involucramiento de todos los trabajadores que hacen parte de la operación global del negocio, pues son ellos los que, al dejarse influir por la eficacia de la tecnología, aprenden a moverse de una forma diferente en sus actividades y a establecer formas de comunicación más rápidas y prácticas:

Como con cualquier estrategia de mejora, el primer paso comenzará con la definición de hitos, tareas y métricas de éxito, seguido por el modelado y la ejecución y terminando con el seguimiento y la optimización. Sobre todo, hay que tener muy en cuenta la opinión de los trabajadores a la hora de diseñar los procesos y mantener líneas de comunicación abiertas durante todo el ciclo de vida. (forbes.com)

Así, una automatización que genere nuevo valor es una que transforme también la cultura organizacional y la mentalidad de todos los colaboradores, pues es en este tipo de cambios que surgen los diferentes puntos de visa que enriquecen el negocio y lo ponen en los primeros lugares de competitividad.

Entonces, para estar seguros de cómo automatizar un negocio con éxito, es fundamental contar con una herramienta de modelado de procesos en la que se pueda hacer un diseño de lo que será la operación ideal. Con este modelo se puede saber si el enfoque cumple con las metas o si hay que hacer ajustes. Para lograr esto, todos los participantes del proceso deben dar sus opiniones y señalar, según su experiencia con las actividades concretas, si el diseño va en la dirección correcta.

Después de tener el diseño completamente elaborado, se puede hacer una simulación del proceso para terminar de hacer ajustes y determinar si hay fallas o posibles debilidades de comunicación en los nexos de las actividades. Así, el flujo de trabajo tendrá una garantía aun antes de empezar a moverse y traerá satisfacción a empleados y gerentes, tanto como a clientes. Esto lo hemos comprobado innumerables veces con nuestra herramienta Dexon Business Process Management, que permite el modelado del proceso y la flexibilidad suficiente para modificar lo que se vea como punto débil de la automatización en cualquier momento. Así, se garantiza una verdadera relación exitosa entre la tecnología y los negocios.