Cómo establecer una gestión por procesos con Business Process Management

Aunque hoy ya es una estructura ampliamente usada, no está de más recordar en qué consiste este modelo organizativo. La organización basada en procesos es una metodología de estructuración empresarial que consiste en fundamentar toda la forma de una compañía en los procesos que debe desarrollar. Se diferencia claramente de otras formas de organización en que en la mayoría de estructuras organizativas la base son las funciones de la compañía y los límites que las separan, mientras que la organización por procesos pone el énfasis en que a pesar de que hay diferencias entre funciones específicas y departamentos, hay un factor común en todo, que es la satisfacción de los clientes, y este factor común se concreta en los procesos que la compañía ejecuta.

Por eso la organización por procesos busca la integralidad de la operación y no la separación. Llevar una gestión por procesos significa dirigir una compañía a partir de una estructura basada en los procesos y no en las funciones. Esto busca solventar las dificultades que trae una organización por funciones, porque esta “crea un efecto aislante dentro de la organización, y esto normalmente lleva a un comportamiento egoísta y auto-centrado de parte de las directivas y del personal de cada parte aislada”. Muchas veces esto genera “un detrimento de otras partes y de la organización como un todo” (Jeston y Nelis, Management by Process: A practical road-map to sustainable Business Process Management, 2008).

Basar la gestión en los procesos unifica la operación, porque “los procesos de negocio son el enlace entre todos los aspectos de una organización. Los procesos son el enlace entre la organización y sus socios, sus canales de distribución, sus productos y servicios, su personal, y otras partes relacionadas” (Jeston y Nelis, 2008).

Entonces, una vez que la estructura de la organización tiende a la integración con este modelo, la automatización de procesos se convierte en un acelerador de las actividades y del éxito de los negocios porque le imprime velocidad a las actividades sin que estas pierdan efectividad o precisión, pues la comunicación se hace en tiempo real y hay una coordinación que está determinada por la integración de todos los insumos tecnológicos.

De esta manera, ninguna actividad queda aislada e incomunicada del resto del proceso: “En muchos casos, la arena en el engranaje de la transformación es que los procesos de una empresa siguen desajustados, desalineados, fragmentados en silos y a menudo incompatibles” (forbes.com). Con la organización por procesos este no es un problema, y si a esto le añadimos la ayuda de BPM, entonces tendremos procesos exitosos y listos para convertirse fácilmente en procesos digitales si la organización lo requiere.

Visto de esta manera, la organización por procesos más el BPM se convierten en la fórmula para una transformación digital exitosa y para que la compañía aprenda nuevas habilidades y transforme su mentalidad organizacional de manera gradual y sin detener en ningún momento el desarrollo de las actividades.

Esto es algo que hemos visto una y otra vez en nuestros clientes. Cuando estos implementan la solución Dexon Business Process Management y, mediante el modelador de procesos determinan una estructura no basada en jerarquías sino en procesos y en los resultados específicos que quieren entregarles a sus clientes, se dan cuenta de que ya están en camino de la transformación digital completa y de lo que se conoce hoy como hiperautomatización. Así, con la organización por procesos no solo mejoran sus resultados, sino que se flexibiliza el trabajo para los empleados y colaboradores.