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El uso del workflow en los procesos de salud y seguridad en el trabajo

Un diseñador de procesos es una herramienta que usan las soluciones de BPM para hacer un esquema claro y completo de todas las partes de un proceso corporativo. Gracias a esta ayuda, los gerentes tienen un panorama en el que pueden identificar los posibles problemas y embotellamientos que sus procesos pueden llegar a sufrir una vez que se ponen en funcionamiento. Así, es más fácil generar planes de contingencia en caso de que haya problemas, o de entrada cambiar la estructura del proceso para que esas dificultades dejen de presentarse.

Un diseñador de procesos es entonces la metodología que se usa para graficar un esquema del flujo de trabajo de una organización para ver cómo se desenvuelven los procesos y tener una manera sencilla de intervenir en ellos para mejorarlos o cambiarlos. En relación con esto, es importante recordar que un flujo de trabajo (conocido mejor como workflow) puede definirse como:

La definición, ejecución y automatización de procesos de negocio: aquí las tareas, la información y los documentos pasan de una persona a otra para realizar alguna acción de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Esto incluye el trabajo hecho por una o más personas, y tiene que ver con transformar materiales, información o servicios (projectmanager.com).

Esto significa que en el diseño de procesos se incluye como parte del esquema no solo la acción realizada, sino las personas encargadas de desarrollarla, los materiales necesarios y, sobre todo, los posibles cursos de acción frente a cada movimiento del proceso. Con esto los procesos se vuelven un conjunto de reglas claras que pueden ser seguidas en diferentes situaciones y se deja así de lado la tendencia a improvisar y a solucionar problemas imprevistos cada día de la operación.

Además, el diseño de procesos y la regulación del flujo de trabajo permiten automatizar una gran cantidad de las tareas de la operación. Esto es una gran ayuda si pensamos que un gran porcentaje de las tareas que ocurren en las compañías son repetitivas y quitan una importante atención que puede dedicarse a otras actividades de mayor importancia. Según algunas investigaciones, la tecnología actual permite una gran transición a la automatización de procesos:

Un 45 por ciento de las actividades laborales pueden automatizarse usando tecnología que ya está disponible. Si las tecnologías que procesan y entienden el lenguaje natural alcanzaran el nivel promedio de desempeño humano, también se podría automatizar un 13 por ciento de las actividades laborales en la economía de los Estados Unidos (mckinsey.com).

Entonces, si bien “menos del 5 por ciento de las ocupaciones pueden automatizarse completamente con la tecnología actual”, debe entenderse que más o menos “el 60 por ciento de las ocupaciones podrían automatizar un 30 en un por ciento o más de sus actividades constitutivas”. Con esto se puede ver que la tendencia a la automatización tiende a cambiar “la gran mayoría de las ocupaciones –al menos en cierto grado–, y estas necesitarán una redefinición y una transformación de los procesos de negocio” (mckinsey.com).  

Seguridad y salud en el trabajo con diseño de procesos

La herramienta de diseño de procesos sirve para todo tipo de secuencias de actividades que tengan una unión compleja. Por eso, no solo cuando se quiere optimizar la secuencia de actividades que sirven para desarrollar un producto o para entregar un servicio es posible usar la herramienta de diseño, sino que cualquier otro tipo de actividad, así sea considerada secundaria, puede ser optimizada mediante una panorámica completa de las secuencias y las actividades que ocurren en ese proceso. Por ejemplo, el pago de nómina y todo lo relacionado con los recursos humanos, o el proceso de gestión de higiene y aseo de los lugares de trabajo, etc.

Además, si estos procesos se optimizan mediante una herramienta que los automatiza, ya no se tendrá que disponer de tanto tiempo en ellos, y se podrá enfocar más atención al desarrollo de los productos o al mejoramiento de la comunicación con los clientes, que es siempre esencial para cualquier negocio.

El proceso de seguridad y salud en el trabajo muchas veces es visto así por las directivas, como un proceso secundario que no debe ocupar tanto tiempo de las actividades de la organización. En esto hay algo cierto y también algo falso: por un lado, puede ser verdad que es un proceso secundario en la medida que sus actividades permiten fácilmente una automatización que garantice que funcione sin una gran cantidad de atención; pero, por otro lado, no es secundario en la medida que reviste una gran importancia para el involucramiento óptimo de los empleados en sus labores, pues el cuidado de estos es fundamental para el desarrollo armónico de los procesos de la organización.

En esta medida, es una oportunidad invaluable de mejora para las empresas hacer uso de un diseñador de procesos para optimizar y coordinar todo lo relacionado con la seguridad y la salud en el trabajo. Esto se hace más urgente hoy, cuando las empresas deben tener una clara política de clasificación de riesgo epidemiológico (https://pure.urosario.edu.co/en/publications/health-and-epidemiology-of-the-internal-risk-factors-in-the-finan) para cada empleado, y cuando la agilidad en los procesos de atención de salud es clave porque una atención oportuna puede llegar a salvar la vida de una persona, o puede proteger la salud de un gran número de empleados si se puede reconocer que hay alguien que tiene un gran riesgo de contagio de Covid-19.

El diseño de procesos sirve precisamente para automatizar lo relacionado con la clasificación epidemiológica y para establecer protocolos claros de reacción frente a posibles riesgos de contagio. También optimiza los procesos de transferencia de información en el momento de requerir un apoyo médico para algún trabajador y automatiza todo lo relacionado con el registro de los datos clave de la historia médica y las necesidades de medicamentos que cada empleado puede llegar a tener.

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