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Gerencia de proyectos y BPM​

El dueño de Palo Alto Networks habla claramente de la importancia de los gerentes de proyectos. Según él, los gerentes de proyecto son innecesarios porque: 

Solo coordinan. Y tienen un interés en asegurarse de que siempre haya algo para coordinar. Por eso empiezan a inventarse problemas que en realidad no existen. Nosotros no tenemos gerentes de proyectos interdepartamentales. Las personas que hacen las tareas son las que hacen esa coordinación (Watson, 2014).

Desde hace ya algún tiempo ha habido un fuerte debate entre quienes defienden el papel del gerente de proyectos y quienes, como Nir Zuk en la cita señalada, afirman que este es un rol innecesario. La fuerte tecnologización que los negocios están experimentando en la actualidad añade un importante ingrediente a esta discusión.

Funciones de los gerentes de proyectos

Como ya dijimos, en un sentido muy básico la tarea que deben desarrollar los gerentes de proyecto es coordinar. Como un proyecto incluye diferentes instancias de la compañía, diferentes departamentos y actores, se ha supuesto que debe existir una persona encargada de garantizar que todas las actividades se desarrollen en los tiempos justos y que cada persona cumpla con sus tareas para que el trabajo de equipo alcance los resultados deseados. Entonces, el gerente de proyectos está ahí para asegurarse de que esta coordinación sea exitosa.

Por eso, entre otras cosas, un gerente debe al menos satisfacer dos exigencias: en primer lugar, debe tener un panorama amplio de los proyectos y de la compañía, porque desde esa mirada es desde donde puede observar todas las partes de la operación del negocio y asegurarse de que todo funcione coordinadamente; en segundo lugar, tiene que ser un buen comunicador, pues si no es capaz de llevar una información de un departamento a otro, su tarea como coordinador no puede tener buenos resultados. Además de estas cualidades esenciales, también debe saber priorizar el tiempo y resolver contratiempos que se puedan presentar en el desarrollo de los procesos (PM problems, 2019).

BPMS es la tecnología precisa para alcanzar estos altos grados de confiabilidad y cumplimiento, pues la solución enlaza todas las actividades en un sistema automático que guarda el mapa de toda la operación y genera avisos oportunos para que cada acción se haga en el momento en que debe hacerse, tanto en relación con los tiempos que los clientes esperan, como en relación con la coordinación precisa que necesitan los empleados para trabajar ordenadamente en equipo. BPMS garantiza que todo lo que se ha planteado como estructura y estrategia en el diseño de procesos se concrete realmente en las actividades.

Lo que se ha descubierto con esta metodología es que cuanta más solidez tiene el aspecto lógico y concreto, el que sirve para llevar a cabo las tareas rutinarias, mecánicas, repetitivas, más libertad se tiene para crear en otros aspectos del negocio, como en la búsqueda de nuevos clientes o en la creación de diferentes líneas de producto. Cuando una persona ha logrado establecer unos hábitos básicos que le garantizan salud y eficiencia en el manejo de su tiempo, puede disponer de mucha más libertad para aprender nuevas habilidades o profundizar en las que ya posee; de la misma manera, una compañía que ha automatizado una gran cantidad de procesos puede darse el lujo de dar tiempo a su parte creativa para buscar nuevas maneras de relacionarse con sus clientes o de generar nuevos productos.

Tecnología y gerencia de proyectos

Si ya sabemos que la comunicación y la visión amplia son las características esenciales de los gerentes de proyectos, podemos ahora preguntarnos si es necesario que una persona tenga estas responsabilidades o si existe alguna tecnología que pueda cumplir estas funciones de manera automática. La respuesta clara es que hay en el mercado tecnologías que con mayor confiabilidad que las personas pueden tener en su mirada la totalidad de la operación del negocio, y que por eso mismo pueden brindar una seguridad más grande a la hora de coordinar las tareas de un proceso.

Las tecnologías de la comunicación se han desarrollado tanto que hoy es posible encontrar herramientas que guardan un modelo del proceso de negocio, con lo que es fácil conocer cada una de las actividades y también los nexos que estas actividades exigen entre departamentos de la compañía. También hay soluciones que pueden ser programadas para avisar a los responsables de los procesos cuándo deben realizar una tarea y la prioridad que le deben dar a cada una.  

BPM y la gerencia de proyectos

Una de esas tecnologías corporativas, y tal vez la más recomendada, es el Business Process Management Software. Como su nombre o indica, BPMS es una solución que busca automatizar los procesos de negocio para hacer que su coordinación sea más clara. Además, contiene herramientas para el diseño de los procesos, lo que les da a las directivas de las compañías esa perspectiva amplia de sus actividades.

Una mirada detenida muestra que BPMS es no solo una solución de gestión de los procesos, sino una solución para la gestión de los proyectos de la organización, porque igual que un gerente de proyecto, BPM coordina todas las actividades gracias s su sistema unificado de información. Por ser tecnología de la información, su efectividad es mucho mayor que la de las acciones manuales que puede hacer un gerente de proyectos,

BPM y la estrategia corporativa

BPM también tiene la cualidad de alinear todos los procesos del negocio con la estrategia de la compañía, porque ofrece la posibilidad de hacer un diseño de los procesos que es anterior al despliegue de las actividades. En ese diseño es fácil acomodar las actividades y los procesos a la planeación estratégica que los directivos tienen en mente, y al modelo de negocio desde el que se relacionan con sus clientes.

Por eso la solución de BPM es hoy quizás la razón principal por la que los gerentes de proyectos se ven como una función innecesaria en las organizaciones. Frente a los esfuerzos que debe hacer un gerente de proyectos para cumplir sus tareas, frente a sus posibles falencias y al tiempo que le toma adaptarse al ritmo de la compañía en la que trabaja, frente al costo que implica un gerente, BPM ofrece una automatización completamente confiable de los procesos y las actividades de la organización.

¿BPM o un gerente de negocio?

¿Quiere esto decir que se debe prescindir hoy de os gerentes de proyectos? En realidad, esta sigue siendo una decisión muy particular de cada empresa, pues cada una tiene necesidades diferentes. Cuando se decide que se utilizará la tecnología para cumplir esa función, la herramienta indicada es BPM, pues garantiza la confiablidad que requieren las directivas; pero, si lo que se decide es mantener el papel del gerente de proyectos porque se confía en su inventiva y en su creatividad a la hora de resolver problemas, el uso de BPM también es lo más recomendado, pues será la herramienta que le dará a esta persona la información, la perspectiva y la rapidez en la toma de decisiones y en la adaptación de los procesos a la estrategia del negocio y a la satisfacción de los clientes.

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