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Las funcionalidades de RPA complementan a BPM

En los últimos años, las soluciones de BPM han empezado a transformarse para adaptarse a las necesidades que los negocios tienen en la actualidad. Por eso, los más importantes avances de la tecnología de hoy se han empezado a sumar a las formas tradicionales de las soluciones de BPM. Así, hoy es posible encontrar muchos softwares de BPM que tienen como algunas de sus posibilidades el uso de inteligencia artificial, minería de datos, Big Data analytics, etc. También muchas de las capacidades de RPA complementan a BPM en muchas soluciones que hay en el mercado en este momento.

Sin embargo, desde algunas perspectivas se ha empezado a manifestar una inquietud con respecto a la relación que puede haber entre RPA y BPM. En especial, hay personas que consideran que el RPA está aquí para reemplazar las soluciones de BPM porque, al ser una tecnología más actual, puede hacer lo mismo que una solución de BPM y de una manera más rápida y efectiva.

Por eso en este artículo queremos mostrar que esto viene de un entendimiento erróneo de cada una de estas soluciones: BPM sigue siendo el concepto global clave que enseña cómo debe coordinarse toda la operación corporativa para generar los resultados esperados, esos logros que le darán a la compañía los insumos para continuar creciendo y manteniéndose en los primeros lugares de competitividad. Al mismo tiempo RPA es apenas una funcionalidad que puede automatizar algunas partes de la operación corporativa, pero no es un concepto global desde el que se pueda comprender la necesidad de la automatización y de la integración de las diferentes partes de un proceso de negocio.

Qué es BPM y qué es RPA

Antes de explicar por qué RPA es un complemento de BPM es necesario entender a qué se refiere cada uno. BPM por su parte, que viene de las palabras Business Process Management y que significa gestión de procesos de negocio es, antes que una solución de software para la automatización de actividades de negocio, una filosofía de los negocios, una visión desde la que se puede comprender cómo funciona una compañía a partir de sus rasgos esenciales.

Desde esta perspectiva, un negocio es un conjunto de actividades que se relacionan entre sí de diferentes maneras y que, como meta final, pretende producir un producto o un servicio para entregar a sus clientes, quienes tienen algún tipo de necesidad de ese producto o servicio. Entonces, manejar adecuadamente un negocio significa garantizar que esas actividades se desarrollen de la manera adecuada y que sus relaciones fluyan con suavidad y produzcan a tiempo los resultados planteados al inicio de la operación.

BPM es el conjunto de estrategias que se usan para alcanzar esa coordinación perfecta de las actividades:

BPM permite que los líderes corporativos entiendan los diferentes procesos que ocurren al interior de sus organizaciones, los analicen de punta a punta y los optimicen en una base siempre en desarrollo. Esta actividad permite que los líderes organizacionales optimicen de punta a punta los procesos de negocio y no solamente mejoren tareas singulares, con lo que adquieren la capacidad de tener un impacto más grande en sus resultados. Un BPM bien ejecutado puede reducir los desperdicios, cortar los errores, ahorrar tiempo y generar mejores servicios y productos. Es más, un BPM bien ejecutado produce mejoras continuadas (searchcio.techtarget.com).

Así, cualquier estrategia que se use para la mejora corporativa desde una perspectiva holística puede entenderse como una forma de BPM.

Por su parte, RPA (Robotic Process Automation) es solamente una funcionalidad de automatización que busca que tareas repetitivas sean realizadas por soluciones informáticas que pueden tomar una información y reaccionar a ella según un programa establecido. Eso significa que tiene relación con parcelas de la operación corporativa, pero no con la totalidad de esta como una sola acción global que debe tener un punto de partida y una meta clara.

Por qué RPA complementa a BPM

Entonces, siendo una posibilidad que automatiza partes específicas de un proceso, pero no un proceso en su totalidad, se entiende que RPA es una funcionalidad más que puede o no ser añadida a la perspectiva global que tiene el BPM. Esto significa que mientras que BPM sigue siendo el software general que, mediante el modelado de procesos y el entendimiento de la relación que hay entre la estrategia corporativa y el modelo de negocio, ayuda a que los gerentes se apropien de su negocio como actividad global, RPA solo sirve para hacer la automatización de algunos de estos procesos:

RPA simplifica la cantidad de esfuerzo manual hecho por usuarios, lo que puede ser un medio eficiente para escalar las transacciones. Digamos que un usuario debe hacer tres clics en el mouse; entonces, el RPA puede hacer esta secuencia robóticamente. Por eso RPA es ideal como punto de partida para empezar el proceso de negocio, mientras que BPM sigue siendo la solución para el proceso como un flujo de trabajo y de toma de decisión de punta a punta (solutionsreview.com).

RPA es una funcionalidad, como la inteligencia artificial o la minería de datos, que puede enriquecer la mirada del BPM, pero no es una tecnología que pueda reemplazar su incidencia abarcadora.

En Dexon trabajamos desde esta perspectiva: consideramos que el BPM es la base de cualquier automatización holística de un negocio. A esta base se le pueden añadir muchas funcionalidades y nuestra herramienta ha ido enriqueciéndose de esta manera, pero el BPM sigue siendo el principal lugar desde el que se puede optimizar realmente la operación de un negocio. RPA complementa a BPM, pero no está diseñado para ser su reemplazo.

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