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Teletrabajo y modelo de negocio exitoso con BPM

El trabajo remoto, es decir, la posibilidad de que los empleados de una compañía puedan desarrollar sus actividades desde cualquier lugar del planeta, solo con el requisito de tener una conexión a internet y el acceso a las plataformas y aplicaciones para comunicarse con el resto del equipo de trabajo, es la realidad de los negocios de hoy. Sin embargo, esto cambia radicalmente la manera en que se debe manejar el flujo de trabajo. El Business Process Management es, en este sentido, la herramienta más importante para que el teletrabajo se convierta en un generador de valor para el negocio.

Cualquier compañía funciona con base en una estructura subyacente que se conoce como modelo de negocio. Daniel Schallmo define un modelo de negocio como el comportamiento de la compañía, es decir, la “lógica básica, subyacente, que describe qué beneficios son brindados a los clientes y a los asociados” (Schallmo, 2013). Según esta perspectiva, el modelo de negocio tiene que ver con la manera en que la compañía se desenvuelve para dar esos beneficios y con la forma en que esos beneficios vuelven a la compañía en forma de ganancias (Id.). Por eso el modelo de negocio es lo que determina el valor diferencial que una organización ofrece, y lo que le brinda una ventaja competitiva frente a otras compañías (Schallmo y Williams, 2018).

El modelo de negocio es entonces lo que permite que la información, las actividades, las comunicaciones dentro de la compañía se muevan de manera adecuada. Es decir, el modelo de negocio determina el flujo de trabajo y este es el que marca el tipo de respuesta que la compañía les da a sus clientes.

trabajo desde casa

El teletrabajo es una variable que está transformando el modelo de negocio, y es necesario que las compañías tengan recursos que les permitan adaptar esta modalidad de operación a una capacidad de seguir manejando conscientemente su modelo. El problema es que, como con esta nueva forma de organización toda la comunicación se hace mediante canales digitales y virtuales, ya no es posible percibir físicamente cómo se están desarrollando los procesos, saber si las personas cumplen sus horarios, visitar los escritorios de varios empleados durante la mañana para pedirles reportes, etc. Ahora es necesario que todas estas acciones se hagan mediante herramientas digitales.

BPM y el modelo de negocios actual

Por eso, para poder saber cómo se está comportando el negocio y confirmar que el modelo de negocio sí sea el que se determinó, y que el flujo de trabajo funcione al ritmo que los clientes requieren, es necesario implementar soluciones informáticas que coordinen las acciones y envíen informaciones y recordatorios, conecten las actividades, determinen plazos, etc., y que lo hagan de manera automática. Business Process Management es la solución que enlaza todas las actividades y las coordina al ritmo que se necesita.

Por eso, la automatización de procesos es una de las más importantes ayudas en la adaptación al teletrabajo:

Una automatización general de procesos puede ayudarle a manejar el cambio de una forma estructurada. Por ejemplo, esta clase de herramientas le pueden ayudar a asegurarse de que las políticas para trabajar desde casa, para movilizarse, y para tomar descansos por enfermedad, se manejan adecuadamente y continuamente mediante procesos digitales. Adicionalmente, los procesos digitales pueden llevar un registro de las interacciones entre empleados, tener un seguimiento del progreso hacia la meta, y asegurarse de que los miembros del equipo son notificados de cualquier cambio (solutionsreview.com).

Todo este proceso de automatización tiene importantes beneficios para asegurar que el modelo de negocio que la gerencia de la organización formuló para el cumplimento a sus clientes se mantenga aún en condiciones de trabajo remoto. La razón principal es que la automatización permite un seguimiento continuo de las actividades, por lo que se puede garantizar que el modelo de negocio se mantenga a pesar de los cambios, o que se adapte, pero según las necesidades de la organización y la gerencia:

Recrear sus procesos mediante la automatización del flujo de trabajo ayuda a manejar efectivamente el proceso. Centraliza todas las actividades asociadas con un proceso. Así, hacer seguimiento del progreso del trabajo se vuelve mucho más fácil. Asegurar la estandarización de los procesos hace que las personas no se tengan que frenar. Una revisión continua y una aprobación fluida es posible. Una vez que se ha hecho un modelo que funcione para cada proceso, se busca asegurar que este pueda replicarse fácilmente. En un ambiente de trabajo remoto, la automatización del flujo de trabajo hace que todo esto sea posible (blog.happyfox.com.)

Algunos beneficios asociados importantes son ayudar a que los trabajadores optimicen su tiempo y lo organicen adecuadamente. Una herramienta que automatiza los avisos y señales para la actividad hace que las personas sepan en realidad qué tipo de tareas tienen y cuándo deben entregarlas. Con esto, pueden gestionar su tiempo de una manera adecuada, porque la automatización de BPM permite que “su flujo de trabajo incluya plantillas que se pueden reusar para tareas repetitivas, seguimientos sencillos y recordatorios para manejar mejor su tiempo” (blog.happyfox.com).

También sirve para que haya una cohesión de equipo mucho más fuerte, porque todas las personas, de manera automática saben en qué está el trabajo del resto del equipo. Así no hay riesgos de repeticiones innecesaria, o de malos entendidos en la comunicación, o de demoras en los procesos porque alguna persona falló en entregar su parte del trabajo.

Dexon ha trabajado con diferentes compañías para darles apoyo en estas transformaciones hacia lo remoto y lo digital. Nuestra solución Dexon BPM permite hacer una implementación rápida y que se adapta a todos los sistemas en funcionamiento en la compañía. Así, el modelo de negocio es respetado y se agiliza la comunicación para que el trabajo remoto siga brindando el mismo valor a la organización. Por eso nuestro clientes han podido responder rápidamente al desafío de las cuarentenas y los cambios en la modalidad de trabajo.

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