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¿ADP o BPM?

En la actualidad, la noción de BPM está transformándose y algunos otros términos han empezado a tomar fuerza. Estos ofrecen funcionalidades más detalladas que se adaptan mejor a las necesidades de los negocios. Por eso, el concepto de automatización de procesos digitales ha empezado a verse como lo que viene a reemplazar las soluciones de Business Process Management. Sin embargo, cando se revisa con cuidado, se entiende que este nuevo concepto en realidad lo que hace es describir una versión más actual de la misma noción de BPM.

BPM es una solución diseñada para automatizar los procesos de una organización mediante un enlace de todas las actividades, que aprovecha las ventajas de la tecnología informática y su velocidad de comunicación para coordinar la totalidad de la operación según el enfoque de negocio y la visión que tiene la compañía. Es decir, es una herramienta que sirve para optimizar el desarrollo de las actividades que concluyen en la entrega de un producto o servicio específico a los clientes que han confiado en la compañía para satisfacer sus necesidades.

Por su parte, la automatización de procesos digitales se define como la digitalización de todos los procesos, para ponerlos bajo un sistema uniforme y actualizado que una vez está implementado, actúa como un software singular que lleva el flujo principal del trabajo y elimina la necesidad de papeleo físico. Las plataformas de automatización de procesos digitales les permiten a las organizaciones optimizar procesos al crear aplicaciones personalizadas que pueden orquestar el flujo de trabajo que pasa por humanos, robots y sistemas.

Entonces, en realidad el factor diferencial entre BPM y APD es que:

Mientras que proveer capacidades de automatización era algo apropiado, las plataformas de automatización de procesos digitales también integran sistemas aislados y tecnologías emergentes para resolver una serie de desafíos del negocio desde una plataforma central que, a su vez, provee a la junta directiva de métricas de los procesos y de una visión clara del desempeño (PEX Network, 2020).

Esto significa que en realidad la automatización de procesos digitales sigue siendo la misma idea del BPM, pero con nuevas funcionalidades que toman en consideración las tecnologías emergentes que los negocios deben asumir hoy como necesidades para estar al día con el ritmo del mercado global, marcado por la velocidad y la comunicación inmediata.

La más importante de estas tecnologías es la capacidad de integrar los procesos de la organización en aplicaciones que pueden ser usadas en teléfonos móviles. Esto agiliza muchas de las actividades corporativas y las hace más flexibles. Además, permite que procesos más sutiles, de comunicación más detallada, se puedan volver más eficientes. Todo esto, en un momento de exigencias tan intensas para los negocios, como este que estamos viviendo en la actualidad por la pandemia de Covid-19, hace que la automatización digital tenga un tremendo atractivo para los negocios del mundo.

Sin embargo, el enfoque general no deja de ser el mismo: automatizar los procesos y volverlos más ágiles para entregar productos de alta calidad con tiempos rápidos y con una eficiencia que está al día con las exigencias del mercado. Entonces, APD y BPM no son en realidad cosas diferentes, y mucho menos contrarias, sino que el APD es la versión más actualizada del tradicional enfoque de BPM, que ya empieza a incluir funcionalidades relacionadas con la inteligencia artificial, la robótica más avanzada, la minería de datos, etc.

Otra manera de entenderlo es pensar en diferentes capas de automatización: BPM ofrece la visión de automatización general para los procesos. Esta automatización incluye dos capas en ella: primero la automatización de procesos de negocio, que automatiza y digitaliza los procesos mediante tecnología de la información; segundo, la automatización de procesos digitales, que automatiza y optimiza los procesos que ya han sido digitalizados en la primera etapa:

APD asume que los procesos de negocio ya han sido digitalizados y se enfoca en optimizar los flujos de trabajo existentes para mejorar la experiencia del cliente o usuario final, en lugar de ahorrar costos. APD atiende a los elementos humanos de la interacción al mantener actualizados los procesos y hacer que la información esté disponible para cualquiera que la necesite (bmc.com).

BPM y las bases de la automatización y la transformación digital

Lo que resulta fundamental de todo este juego de conceptos es que la base de cualquier proceso de automatización es la solución de BPM, porque con esta la organización empieza a tomar control tecnológico de sus procesos y puede empezar a introducir los cambios en su modelo de negocio sin impactar negativamente su operación comercial. Solo cuando se ha alcanzado un nivel satisfactorio de automatización con BPM es posible empezar a pensar en desarrollos complementarios de automatización de procesos digitales.

Así, cuanto más pronto las compañías empiecen a abrazar la tecnología de BPM para sus procesos, más pronto tendrán la capacidad de dar un nuevo paso para integrar estos procesos automatizados en plataformas digitales que acerquen más el negocio a sus clientes: “APD es la evolución crucial de BPM y, como están tan íntimamente relacionados, las organizaciones que han experimentado con BPM serán capaces de implementar ADP con facilidad” (bmc.com).

Esto además significa que el BPM sigue siendo la herramienta clave para los procesos de transformación digital que muchas organizaciones están empezando a desarrollar en la actualidad. Por esto, es crucial tomar la decisión de implementar BPM para el mejoramiento de las compañías.

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