Automatización (BPM) y Análisis de Procesos de Negocio (BPA)

Normalmente se piensa en la automatización de procesos de negocio como una forma de agilizar las actividades en una organización y de permitir que las habilidades humanas se dediquen a aspectos más creativos de la operación, como la creación y adaptación de productos a las necesidades cambiantes de los clientes. Sin embargo, la utilización de un software de Business Process Management ofrece muchas más funcionalidades. Quizás la más importante de estas otras posibilidades sea la del Análisis de Procesos de Negocio (BPA – Business Process Analysis).

Este nombre se refiere a la utilización de avanzadas herramientas tecnológicas para analizar información y sacar conclusiones que permitan la toma de decisiones. Tradicionalmente se usaba este tipo de técnicas para analizar la información financiera del negocio y saber en dónde se estaban cometiendo errores con respecto a la comercialización de los productos o a la comunicación con los clientes. También se han usado con frecuencia como herramientas de predicción del comportamiento financiero del negocio.

El BPA utiliza el mismo enfoque de extracción clave de los datos para diferentes tipos de análisis, pero lo lleva a un aspecto diferente al del comportamiento económico. Como su nombre lo indica, esta técnica busca analizar información proveniente de los procesos mismos de la organización. Entonces, si antes se utilizaba el análisis para conocer resultados y proyecciones globales de la organización como un todo, ahora se utiliza para conocer en detalle el funcionamiento interno de la compañía, la eficiencia de su estructura funcional.

El análisis de procesos de negocio no debe confundirse con el análisis de negocio (BA), a pesar del nombre similar. El BPA se centra específicamente en el análisis de los procesos empresariales y la formulación de recomendaciones de mejora basadas en los datos recopilados durante el análisis. El BA, por su parte, se centra más en determinar necesidades o problemas específicos dentro de la organización que no están tan estrechamente relacionados con los procesos, pero que pueden incluir las finanzas, la investigación, la contratación o los recortes presupuestarios. (www.cio.com)

Al verlo de este modo, es claro que el BPA está diseñado para fortalecer el principio esencial de mejora continua, que es el que determina la competitividad de la organización, y es uno de los valores agregados del negocio. Algunos de los beneficios de esta estrategia de análisis son:

Documentar los conocimientos implícitos, captar y registrar los procesos manuales y a veces no documentados, es decir, los manuales de procesos de los sectores público y privado.
Analizar las acciones, documentos y datos individuales que intervienen en el comercio internacional y que implican, conjunta o individualmente, procedimientos comerciales, de transporte, normativos y financieros.

Localizar las áreas problemáticas que causan retrasos en el traslado transfronterizo de mercancías del vendedor al comprador, como formularios y documentos innecesarios y elementos de datos repetitivos.
Identificar oportunidades de mejora, como la reducción del número de documentos comerciales y la minimización de los requisitos de datos. (tfig.unece.org)