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luis.chicaiza
2023-10-02
Cómo fortalecer la automatización de procesos de BPM
- luis.chicaiza
La metodología de BPM busca utilizar la tecnología de la información para automatizar la mayor cantidad de actividades en una organización y hacerlas funcionar sobre un sistema integrado central que coordina todo para que la operación total consiga las metas de la compañía en los plazos acordados.
Esta tecnología de automatización mejora cada día más e incluye mejores funcionalidades para cumplir su tarea. En este artículo queremos hablar de algunos términos que se refieren a nuevas herramientas y técnicas que fortalecen el proceso completo de automatización y ayudan al funcionamiento de BPM.
Análisis de procesos de negocio (Business Process Analysis – BPA)
Este es un enfoque que promueve el uso de la herramienta BPM para continuos análisis a los procesos de la organización. Con esto se busca descubrir si se requieren cambios porque no están funcionando los procesos, si se deben cambiar los responsables según sus habilidades específicas o si hay que eliminar alguna acción innecesaria.
Estos análisis, que permiten mejorar significativamente la eficiencia de los procesos, ayudan a que los procesos sean más veloces y tengan un menor gasto de recursos y de energía y tiempo. Además, si se conoce en detalle el funcionamiento de un proceso, es mucho más fácil alinearlo con actividades nuevas que se quieren introducir en el flujo de trabajo o conectarlo con procesos de compañías colaboradoras o de outsourcing.
BPA es, en definitiva, una manera de conocer profundamente el negocio propio para sacar de él los mejores beneficios.
Modelo de madurez de procesos (Process Maturity Model – PMM)
Con este nombre se conoce una matriz que ofrece los criterios adecuados para saber si un proceso está entregando lo mejor que puede. Es una manera de evaluar o auditar a la organización, sus trabajadores, la tecnología utilizada, las estrategias empleadas, las metas establecidas, etc. Así, se puede llegar a saber si se requieren adaptaciones para sacar el mejor valor de los procesos.
Este modelo, si se usa junto con BPA, puede llegar a brindar no solo el conocimiento actual del negocio, sino una visión de las posibilidades que se están desaprovechando por una falta de madurez en los procesos.
[Esta matriz PMM] examina los departamentos de una organización y evalúa el nivel de conocimiento y documentación de los procesos actuales. La escala tiene 5 niveles incrementales. Cada nivel se basa en la gobernanza, la propiedad, los procesos documentados y las métricas de rendimiento. A medida que crece la madurez de los procesos, aumenta la capacidad de gestionar el cambio, obtener beneficios de los proyectos y aumentar la adopción y el uso. (bpm.berkeley.edu)
Finalmente, tenemos dos funcionalidades relacionadas con los últimos desarrollos del aprendizaje de máquina y las inteligencias artificiales: RPA y iBPM.
Automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation – RPA)
Esta es una actualización del BPM que toma los desarrollos de la robótica para automatizar de una manera más profunda las actividades de la compañía. En esencia, lo que busca este método es que las herramientas de software imiten las acciones humanas y las puedan repetir de manera adecuada según el momento preciso en que la operación lo requiere.
Con esto se busca que las personas de la compañía puedan reducir el gasto de energía y atención en actividades monótonas y que no requieren verdadera creatividad, para poner esa atención en el mejoramiento de aspectos clave de los procesos o en el desarrollo de productos que cumplan más cabalmente las necesidades de los clientes.
RPA es un término genérico que engloba las herramientas que operan en la interfaz de usuario de otros sistemas informáticos del mismo modo que lo haría un humano. El objetivo de la RPA es sustituir a las personas mediante la automatización “de fuera hacia adentro”. Esto difiere del enfoque clásico “de adentro hacia afuera” para mejorar los sistemas de información. A diferencia de la tecnología de flujo de trabajo tradicional, el sistema de información permanece inalterado. (link.springer.com)
Inteligencia artificial y BPM. iBPM (Intelligent BPM)
La inteligencia artificial está siendo usada en todo tipo de aplicaciones de la vida cotidiana. Los negocios también están aprovechando sus ventajas. Pensando en estos beneficios, el BPM ha conseguido integrar la autonomía de la inteligencia artificial para convertirse en una herramienta más flexible y adaptable, que reacciona adecuadamente a nuevas situaciones y es capaz de tomar decisiones en tiempo real para beneficio general del negocio.
De esta forma el software tiende a actualizarse para satisfacer las necesidades del equipo en cada nueva eventualidad, con nuevas variables y exigencias. Así, se convierte en un aliado excelente en tiempos de rápidos cambios en las condiciones del mercado y en la forma en que los clientes se relacionan con los servicios que usan.
Con el uso de la robótica, el análisis de los procesos y la inteligencia artificial, el BPM se está convirtiendo cada vez con mayor fuerza en una necesidad para el desarrollo corporativo, y no solo en una opción más, como era considerado anteriormente. La razón es que la velocidad de los negocios exige ya una automatización de una gran parte de las actividades, y una inmersión en las posibilidades de la tecnología para la interacción con clientes y para la alineación de las actividades.
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