Algunos conceptos relacionados con la gestión de procesos (BPM)

Igual que cuando se construye un edificio se usan unos planos y unas estructuras que guían la construcción, cuando se hace una compañía se tienen unos parámetros claros de lo que se quiere construir y de cómo se va a lograr ese esquema. Si estas ideas guía se siguen adecuadamente, el resultado será el esperado, aun en medio de cambiantes entornos del mercado y las comunicaciones.

Además, cuando se necesita hacer alguna reparación en un edificio o una casa los planos son fundamentales. Solo hay que revisarlos para saber cuál es la mejor forma de reparar una tubería dañada, de cambiar una parte húmeda del piso o de quitar una pared para ampliar una habitación. De la misma forma, si la organización tiene unos planos iniciales y fue diseñada según unas estructuras claramente establecidas para lograr unas metas concretas, si se necesita hacer algún cambio, solo se deben revisar esos planos para saber cómo hacer las transformaciones precisas sin la necesidad de entorpecer toda la operación empresarial.

Con este tipo de diseños, además, resulta mucho más fácil llevar a cabo iniciativas de automatización de procesos, pues basta con usar las herramientas tecnológicas y alinearlas con lo que ya está en el diseño de la estructura corporativa.

Para sintetizar, podemos decir que el Business Process Management es el enfoque general de mejora y automatización de los procesos de un negocio y que, para que se concrete en una compañía en particular, se debe pasar a lo que se conoce como EPM, es decir, la revisión concreta de las necesidades de esa compañía, según sus recursos y sus metas, su visión y su misión. Y, para conseguir todo esto, es necesario conocer las estructuras precisas de la organización: su arquitectura, sus bases y conexiones entre partes del equipo, en definitiva, su plano general de funcionamiento.

En un entorno tan rápidamente cambiante como el de los negocios de hoy, cuando la tecnología y la comunicación inmediata son la base, es inevitable buscar maneras de mejorar la efectividad y la eficiencia de las organizaciones. La automatización y el claro diseño de las estructuras son las mejores estrategias para utilizar en esa dirección.